Inhalt eines Arbeitsvertrages - was muss drinstehen?

Arbeitsvertrag & Einstellung 29. August 2017

Hier erfahren Sie, welche Vertragsbedingungen Sie in Ihre Arbeitsverträge nach den Vorgaben des Nachweisgesetzes zwingend aufnehmen müssen und welche zwingenden Vorgaben dabei zu beachten sind. Wenn Sie bei Ihren Arbeitsverträgen die folgenden Erläuterungen berücksichtigen, dann haben Sie Ihre gesetzliche „Pflicht“ erfüllt.

Bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags gilt wie bei anderen Verträgen auch der Grundsatz der Vertragsfreiheit. So gibt es beispielsweise keine Formvorschriften. Dieser Grundsatz wird im Arbeitsrecht aber stark eingeschränkt durch die Rechtsprechung, durch viele Gesetze und durch Vorschriften wie z. B. zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (§§ 305 ff. BGB) oder zum Nachweisgesetz (NachwG). Deshalb muss man beim Arbeitsvertrag stets auf korrekte Formulierungen achten.

Rechtssichere Arbeitsverträge? Mit Smartlaw kein Problem!
Bei uns können Sie individuelle Arbeitsverträge in wenigen Minuten selbst erstellen!
» Arbeitsvertrag Vollzeit erstellen
» Arbeitsvertrag Teilzeit
» Mini-Job-Arbeitsvertrag erstellen
» Praktikantenvertrag erstellen

I. Warum ist Schriftform für einen Arbeitsvertrag so wichtig?

Auch ein mündlich abgeschlossener Arbeitsvertrag ist gültig. Für Arbeitsverträge ist gesetzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Dennoch sollten Sie Arbeitsverträge schon allein aus Beweisgründen immer schriftlich abschließen. So schaffen Sie klare Verhältnisse.

Wenn Sie einen Arbeitsvertrag mündlich vereinbaren, ist der Streit über die Inhalte des Vertrags vorprogrammiert. Man wird sehr schnell unterschiedliche Auffassungen darüber haben, was tatsächlich vereinbart war.

Arbeitsverträge immer schriftlich!

Daneben sind Sie als Arbeitgeber durch das Nachweisgesetz (NachwG) ohnehin verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter die Mindestinhalte des Arbeitsverhältnisses schriftlich mitzuteilen. Das muss zwar nicht in Form eines Arbeitsvertrags sein, aber es muss sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer durch ein Schriftstück von Ihnen über die wesentlichen für sein Vertragsverhältnis geltenden Bestimmungen und Vereinbarungen informiert wird.

Wenn Sie dem Arbeitnehmer einen schriftlichen Arbeitsvertrag ausgehändigt haben, der bereits den für die Niederschrift nach dem NachwG verlangten Inhalt hat, dann sind sie nicht mehr verpflichtet, eine solche Niederschrift zu erstellen und auszuhändigen. Aber achten Sie genau darauf, dass Ihre Arbeitsverträge die Mindestinhalte der Niederschrift gemäß NachwG haben. Ist das nicht der Fall, wären Sie weiter verpflichtet, die fehlenden Angaben zu machen.

II. Warum ist das Nachweisgesetz bei Arbeitsverträgen unbedingt zu beachten?

Das NachwG verlangt nicht, dass Sie schriftliche Arbeitsverträge abschließen. Aber es verlangt, dass Sie die Arbeitsbedingungen in einer Niederschrift dokumentieren.

Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG hat der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Deshalb können und sollten Sie auch gleich den Arbeitsvertrag schriftlich abschließen und so zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Sollten Sie sich dennoch dafür entscheiden, nur eine Niederschrift als Nachweis zu erstellen, dann sollten Sie immer daran denken, sich die Aushändigung des Nachweises vom Arbeitnehmer quittieren zu lassen.

Als Arbeitgeber haben Sie die in § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG aufgeführten Angaben zu machen und darüber hinaus noch andere, für das Arbeitsverhältnis wesentliche Vertragsbedingungen, zu dokumentieren. Ändern sich beispielsweise die bei Vertragsschluss vereinbarten Konditionen, dann müssen Sie einen Nachweis über die erfolgte Vertragsänderung ausstellen und dem Arbeitnehmer aushändigen – und zwar innerhalb eines Monats nach Vertragsänderung.

Das NachwG sieht keine Sanktionen für den Fall vor, dass Sie ihrer Nachweispflicht als Arbeitgeber nicht nachkommen. Aber: Wenn Sie keine schriftlichen Arbeitsverträge haben und das Nachweisgesetz nicht achten, dann kann das in einem Verfahren vor dem Arbeitsgericht negative Auswirkungen für Sie als Arbeitgeber haben. Das trifft vor allem die Beweislast oder auch die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen.

2.1. Gilt das Nachweisgesetz für alle Arbeitnehmer?

Das NachwG gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, es sei denn, dass sie nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt sind.

Für andere Beschäftigten wie z. B. freie Mitarbeiter, Handelsvertreter, Werkunternehmer usw. müssen Sie keine Dokumentationen vornehmen.

Das NachwG gilt auch für Leiharbeitnehmer, aber diese Arbeitnehmer haben ohnehin nach § 11 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) einen Anspruch darauf, dass ihnen die Vertragsbedingungen schriftlich vorgelegt werden. Ein Verstoß gegen § 11 AÜG würde auch direkt zu einer Sanktion führen – anders als der Verstoß gegen das NachwG: Nach § 16 Abs. 1 Nr. 8 AÜG wird der Verstoß mit einer Geldbuße geahndet, die bis zu € 1 000,– betragen könnte.

Ob auch Auszubildende als Arbeitnehmer im Sinn des § 1 NachwG gelten, spielt praktisch keine Rolle, denn Sie als Arbeitgeber müssen die Arbeitsbedingungen ohnehin in den Ausbildungsvertrag aufnehmen. Damit ist gleichzeitig auch eine Verpflichtung aus dem NachwG erfüllt.

Nach § 1 Satz 2 NachwG gilt das NachwG auch für Praktikanten, wenn diese einen Anspruch auf den Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) haben.

2.2. Welche Angaben müssen nach dem Nachweisgesetz gemacht werden?

Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG dürfen Sie Ihre Dokumentationen nicht in der elektronischen Form erledigen. Der Nachweis muss vielmehr von Ihnen eigenhändig unterschrieben werden.

Hinweis

Ihre Dokumentation kann immer in deutscher Sprache erfolgen. Ausländische Arbeitnehmer haben keinen Anspruch darauf, den Nachweis in ihrer Muttersprache zu erhalten.

Vollzeit- oder Teilzeitarbeitsverträge können Sie bei Smartlaw auch in englischer Sprache erstellen!  » Rechtsdokumente & Arbeitsverträge in englischer Sprache

Gem. § 2 NachwG müssen Sie in jedem Fall folgende Angaben in Ihre Nachweisurkunde oder besser gleich in Ihre schriftlichen Arbeitsverträge aufnehmen:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien,

  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,

  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen deren voraussichtliche Dauer,

  • Arbeitsort beziehungsweise ein Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,

  • Beschreibung der vom Mitarbeiter zu leistenden Tätigkeit,

  • Zusammensetzung und Höhe aller Bestandteile des Arbeitsentgelts einschließlich Zuschlägen, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen usw. und deren Fälligkeit,

  • Arbeitszeit,

  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,

  • Kündigungsfristen,

  • Hinweis auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen, sofern solche auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Hinweis

Bei den Minijobs müssen keine Angaben mehr zur Rentenversicherungspflicht gemacht werden. § 2 Abs. 1 Satz 4 NachwG war nur bis 31. 12. 2012 anzuwenden.

2.3. Was gilt bei Auslandstätigkeit?

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter länger als einen Monat eine Auslandstätigkeit ausübt, müssen Sie zusätzliche Angaben machen.

§ 2 Abs. 2 NachwG verlangt, dass Sie den Mitarbeiter über folgendes zumindest schriftlich unterrichten, wenn Sie dies nicht ohnehin in Ihren Vertragstext aufnehmen:

  • die Dauer der Auslandsarbeit,

  • die Währung, in der das Gehalt gezahlt wird,

  • das zusätzliche Gehalt, das aufgrund des Auslandsaufenthalts gezahlt wird und damit verbundene zusätzliche Sachleistungen,

  • die Bedingungen, die für die Rückkehr des Arbeitnehmers vereinbart wurden.

Achten Sie darauf, dass Sie die Niederschrift dem Arbeitnehmer vor seiner Abreise aushändigen. Sie sind übrigens nicht verpflichtet, Ihren Arbeitnehmer über die steuerlichen Konsequenzen der Entsendung ins Ausland aufzuklären.

2.4. Wer sind die Vertragsparteien eines Arbeitsvertrages?

Am Anfang eines Vertragstextes sind zunächst die Parteien des Arbeitsvertrags mit ihrer jeweiligen Funktion als Arbeitgeber und Mitarbeiter genau zu bezeichnen und die Adressen zu benennen.

Wichtig ist vor allem, dass Sie als Arbeitgeber dabei Ihr Unternehmen mit der genauen Rechtsform, zum Beispiel als GmbH, bezeichnen.

Hinweis

Aufpassen bei Arbeitsverträgen mit Minderjährigen. Minderjährige können den Arbeitsvertrag nicht selbst wirksam abschließen, weil sie nicht oder nur eingeschränkt geschäftsfähig sind. Sie müssen daher beim Vertragsschluss durch ihre gesetzlichen Vertreter, in der Regel die Eltern, vertreten werden.

2.5. Wann beginnt das Arbeitsverhältnis?

Der Beginn des Arbeitsverhältnisses sollte kurz und präzise geregelt werden. Beispiel: Der Mitarbeiter wird zum ... eingestellt. es handelt sich bei dem Datum dann in aller Regel um den ersten Arbeitstag.

2.6. Was gilt für die Befristung von Arbeitsverträgen?

Die Befristung in einem Arbeitsvertrag muss gemäß § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) schriftlich formuliert werden.

Dazu reicht es nicht aus, wenn Sie als Arbeitgeber mit Ihrem Mitarbeiter zunächst nur mündlich einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen oder ihn ohne Vertrag einfach schon einmal mit der Arbeit beginnen lassen und wenn Sie diesen Vertrag mit der Befristungsabrede erst nach Antritt der Arbeit schriftlich niederlegen.

In solchen Fällen entsteht zunächst immer ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Das gilt selbst dann, wenn Sie beide den Vertrag noch am ersten Arbeitstag unterzeichnen und zwischen dem Arbeitsbeginn und der Unterzeichnung nur wenige Stunden oder Minuten liegen. Deshalb: Der befristete Arbeitsvertrag muss vor Arbeitsantritt unterzeichnet sein!

Die spätere schriftliche Niederlegung des Vertrags führt nicht zu einer rückwirkenden Wirksamkeit der Befristung. Nur ausnahmsweise – und darauf sollten Sie sich nicht verlassen – können Sie als Arbeitgeber auch eine nachträgliche Befristung eines als unbefristet begonnenen Arbeitsverhältnisses vereinbaren. Voraussetzung hierfür ist, dass

  • zuvor auch mündlich noch gar keine oder eine völlig andere Befristungsabrede getroffen worden war und

  • ein sachlicher Grund für die Befristung vorliegt.

2.7. Was gilt als Arbeitsort für einen Arbeitnehmer?

Die aus Ihrer Sicht als Arbeitgeber ideale Regelung zum Arbeitsort kann je nach den betrieblichen Erfordernissen sehr unterschiedlich sein.

Der Arbeitsort ist der Ort, an dem der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung zu erbringen hat. Dies ist in der Regel Ihre Betriebsstätte.

Wenn der Mitarbeiter seine Tätigkeit an verschiedenen Einsatzorten zu erbringen hat, muss dieser Umstand im Arbeitsvertrag aufgeführt werden.

2.8. Was muss eine Tätigkeitsbeschreibung für einen Arbeitnehmer enthalten?

Die Festlegung des Tätigkeitsbereichs Ihres Mitarbeiters sollten Sie auf Grund der weitreichenden Folgen sorgfältig bedenken.

Einerseits führt eine zu enge Bestimmung des Tätigkeitsbereichs dazu, dass Ihr Weisungsrecht als Arbeitgeber recht stark begrenzt wird und Sie schon bei kleinen Änderungen des Tätigkeitsbereichs zum Mittel der Änderungskündigung greifen müssten.

Andererseits kann eine zu weite Bestimmung Nachteile im Fall von betriebsbedingten Kündigungen mit sich bringen, da sich hierdurch auch der Kreis der in die Sozialauswahl einzubeziehenden Mitarbeiter erweitert.

Es kommt also auf das nach Ihren spezifischen betrieblichen Bedürfnissen richtige Maß der Tätigkeitsbeschreibung an.

Die Aufnahme einer Versetzungsklausel in den Arbeitsvertrag führt dazu, dass Sie bei Vorliegen sachlicher Gründe berechtigt sind, dem Mitarbeiter anderweitige zumutbare Aufgaben zu übertragen. Dabei müssen Sie aber darauf achten, in der Klausel ausdrücklich festzuhalten, dass die neu zugewiesenen Aufgaben mindestens gleichwertig sein müssen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die gesamte Versetzungsklausel vom Gericht als unwirksam angesehen wird.

2.9. Was gilt für die Gehaltsvereinbarungen im Arbeitsvertrag?

Die Vergütung setzt sich aus einem Grundgehalt und unter Umständen weiteren Sonderzahlungen zusammen.

Wenn die Höhe der Vergütung nicht vertraglich festgelegt wird, gilt nach dem Gesetz die ortsübliche Vergütung als vereinbart.

Wenn der Zeitpunkt der Fälligkeit nicht vertraglich bestimmt ist, ist die Vergütung in der Regel zum Letzten eines jeden Monats fällig, da zunächst gearbeitet und dann bezahlt wird.

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter zusätzliche, insbesondere einmalige Leistungen wie beispielsweise Gratifikationen gewähren, auf die der Mitarbeiter keinen Rechtsanspruch erhalten soll, müssen diese unter einen Freiwilligkeitsvorbehalt gestellt werden, damit kein Rechtsanspruch für die Zukunft entsteht.

2.10. Was gilt für die Vereinbarung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag?

Die Arbeitszeit wird normalerweise durch die Festlegung einer regelmäßigen Wochenstundenzahl bestimmt.

Eine zusätzliche Regelung zur Erbringung und Vergütung von Überstunden im Arbeitsvertrag ist für Sie vorteilhaft. Denn ohne eine vertragliche Regelung muss der Mitarbeiter einer entsprechenden Anordnung außer in Notfällen grundsätzlich nicht nachkommen.

2.11. Was gilt für die Urlaubsregelung im Arbeitsvertrag?

In Ihre Niederschrift muss nach § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 NachwG die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs des Arbeitnehmers aufgenommen werden.

Andere den Urlaub betreffende Regelungen müssen nicht erwähnt werden (z. B. Betriebsurlaub, Urlaubssperren usw.).

Der Mindesturlaubsanspruch des Mitarbeiters richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und beträgt 24 Werktage, wenn in einer 6-Tage-Woche gearbeitet wird. Auf eine 5-Tage-Woche umgerechnet, beläuft sich der Mindestanspruch auf 20 Arbeitstage. In beiden Fällen handelt es sich also um insgesamt 4 Wochen.

Von diesen Bestimmungen kann nur zugunsten des Mitarbeiters abgewichen werden.

Auch wenn längere Urlaubszeiten weit verbreitet sind, entscheiden allein Sie als Arbeitgeber, ob Sie mehr als den Mindesturlaub gewähren wollen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn ein zwingend anzuwendender Tarifvertrag einen höheren als den Mindesturlaubsanspruch vorsieht.

2.12. Was gilt für die Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag?

Die Kündigungsfristen für arbeitgeberseitige Kündigungen sind in Form von Mindestfristen gesetzlich geregelt.

Abweichungen hiervon zu Lasten des Mitarbeiters sind unwirksam, ausgenommen abweichende Regelungen in Tarifverträgen.

Die Kündigungsfristen für den Arbeitgeber verlängern sich mit zunehmender Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters. Dies gilt aber nicht automatisch für die Fristen bei Kündigung durch Ihren Mitarbeiter. Sie können aber vereinbaren, dass das der Fall sein soll.

Sollten sich aus dem Gesetz dann verlängerte Kündigungsfristen für den Arbeitgeber ergeben, gilt die verlängerte Kündigungsfrist gleichermaßen für die Kündigung durch den Mitarbeiter.

2.13. Wann muss ein Hinweis auf Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung im Arbeitsvertrag erfolgen?

Finden Kollektivverträge – also Tarifverträge und/oder Betriebsvereinbarungen auf das Arbeitsverhältnis Anwendung, so muss dies gemäß § 2 Satz 2 Nr. 10 NachwG in der Niederschrift erwähnt werden.

Den Inhalt dieser Vereinbarungen müssen Sie nicht im Einzelnen aufnehmen.

Ein allgemein gehaltener Hinweis auf die einschlägigen Regelwerke reicht aus. Der Geltungsbereich eines Tarifvertrags sollte genannt werden.