Welche Pflichten hat ein GmbH-Geschäftsführer?

Geschäftsführer 6. September 2017

Die Rolle eines GmbH-Geschäftsführers ist mit einer Reihe von Pflichten verbunden. Welche es sind und was Geschäftsführer zudem im Umgang mit dem Finanzamt beachten müssen, erklären wir hier.

Mit der Bestellung zum Geschäftsführer vertritt dieser die GmbH im Geschäftsverkehr. Dazu muss er sein Handeln am Idealbild des ordentlichen Geschäftsmannes messen lassen. Er muss sich also so verhalten, wie es im Geschäftsverkehr üblich ist. Dazu gehören Grundkenntnisse des Handelsgesetzbuches (HGB), des Vertragsrechts (BGB) und der Abgabenordnung (AO). Dazu gehört aber auch die Kenntnis zahlreicher andere Gesetze, die für die Branche seiner Firma gelten (z. B. Baugesetzbuch, Arbeitsgesetze, Gewerbeordnung).

In der Praxis ist kaum ein Geschäftsführer in der Lage, alle Rechte und Pflichten, die sich aus gesetzlichen Vorschriften ergeben, von A bis Z zu beherrschen. Üblich ist es, sich von Experten beraten zu lassen und entsprechende Dienstleistungen durch Rechtsberater, Steuerberater oder Finanzfachleute etc. in Anspruch zu nehmen. Damit ist der Geschäftsführer aber keineswegs aus der Haftung für Fehler oder Pflichtversäumnisse entlassen. Seine Kontrollpflicht ist nicht delegierbar. Der Gesetzgeber erwartet vom Geschäftsführer nicht nur, dass er sich externen Rat einholt. Er erwartet auch, dass sich der Geschäftsführer regelmäßig weiterbildet und über Änderungen der gesetzlichen Vorschriften informiert.

Darüber hinaus ist der Geschäftsführer verantwortlich dafür, dass die geltenden Gesetze im Unternehmen beachtet werden. Er hat dafür zu sorgen, dass im Unternehmen entsprechende Kontrollen eingerichtet sind, so dass Gesetzesverstöße der Geschäftsleitung umgehend bekannt werden und abgestellt werden.

Als Geschäftsführer einer GmbH/UG (haftungsbeschränkt) gelten für Sie bzw. Ihre Firma darüber hinaus zahlreiche Sonderbestimmungen, die für Kapitalgesellschaften zu beachten sind. Das ist zum einen das GmbH-Gesetz (GmbHG). Zum anderen sind es zahlreiche Bestimmungen aus dem Aktiengesetz, die analog für den GmbH-Geschäftsführer gelten. Dazu kommen die besonderen Bestimmungen des Handelsgesetzbuches, die speziell für Unternehmen in der Rechtsform der GmbH gelten. Zum Beispiel die Pflicht zur Erstellung, Prüfung und Offenlegung des Jahresabschlusses.

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I. Was muss der Geschäftsführer gegenüber der GmbH und den Gesellschaftern beachten?

Die Pflichten des Geschäftsführers, aus denen sich eine konkrete Haftung gegenüber der GmbH und deren Gesellschaftern ableitet, ergeben sich zunächst aus dem GmbH-Gesetz. Hier sind die Pflichten des Geschäftsführers in den Abschnitten 2 und 3 ausgeführt.

Dazu kommen die Pflichten aus dem zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer geschlossenen Anstellungsvertrag.

1.1. Welche Pflichten für den Geschäftsführer ergeben sich aus dem GmbH-Gesetz?

Im GmbH-Gesetz sind Verhaltensvorschriften für den GmbH-Geschäftsführer vorgegeben. Die wichtigsten sind:

  • Pflicht zur Erhaltung des Stammkapitals: Nach dem GmbH-Gesetz sind Sie verpflichtet, das Stammkapital der GmbH zu erhalten (§ 30, 43 GmbHG). Danach ist der Geschäftsführer zu Ersatzleistungen verpflichtet, wenn er Zahlungen veranlasst und damit gegen die Verpflichtung zur Erhaltung des Stammkapitals verstößt. Konkret dürfen Sie keine Auszahlungen mehr veranlassen, wenn dadurch eine Unterdeckung im GmbH-Kapital eintritt.

    Eine Unterdeckung liegt vor, sobald das Nettovermögen der GmbH in seinem rechnerischen Wert unter die Stammkapitalziffer absinkt. Das betrifft das gesamte Aktivvermögen der GmbH abzüglich der Summe aller Verbindlichkeiten einschließlich Rückstellungen, aber ohne Rücklagen. Im Zweifel beauftragen Sie einen Steuerberater mit der Erstellung einer Zwischenbilanz. Daraus lässt sich unmittelbar ableiten, ob eine Überschuldung vorliegt.

  • Pflicht zur Einberufung der Gesellschafterversammlung: Als Geschäftsführer sind Sie verpflichtet, die Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn das im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint (§ 49 GmbHG). Dazu haben Sie ein gewisses Ermessen. Im Zweifel sollten Sie immer dann eine Gesellschafterversammlung einberufen, wenn eine außergewöhnliche Situation eintritt. Also immer dann, wenn das Vermögen der GmbH bedroht ist, wenn außergewöhnliche Geschäfte abgeschlossen werden oder wenn es um Geschäfte geht, die nicht im Gegenstand der GmbH liegen. Ein Beispiel hierfür ist der Kauf einer Immobilie durch die GmbH.

  • Insolvenzantragspflicht des Geschäftsführers: Nach den Vorschriften der Insolvenzordnung (§ 15 a InsO) ist die Geschäftsführung verpflichtet, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder der Überschuldung Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen. Unterlässt sie das, machen sich die Geschäftsführer sich gegenüber den Gläubigern der GmbH, aber auch gegenüber der GmbH und deren Gesellschaftern schadensersatzpflichtig. So ist im GmbH-Gesetz (§ 64 GmbHG) ausdrücklich geregelt, dass die Geschäftsführer der Gesellschaft zum Ersatz von Zahlungen verpflichtet sind, die nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft oder nach Feststellung ihrer Überschuldung geleistet werden. Die gleiche Verpflichtung trifft die Geschäftsführer auch für Zahlungen an Gesellschafter, die zur Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft führen mussten.

    Besonders umstritten ist in der Praxis der Beginn der Drei-Wochen-Frist. Hier ist der Geschäftsführer gut beraten, wenn er sich bereits bei ersten Krisenanzeichen (Illiquidität) absichert und einen Liquiditätsstatus erstellen lässt. Faktisch schwieriger zu beurteilen ist die Überschuldung. Hier ist der Geschäftsführer auf der sicheren Seite, wenn er sich vom Steuerberater eine Zwischen- oder Überschuldungsbilanz erstellen lässt.

1.2. Welche Pflichten ergeben sich für den GmbH-Geschäftsführer aus dem Gesellschaftsvertrag?

Als Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH kennen Sie den Inhalt des GmbH-Gesellschaftsvertrages. In der Praxis verliest der Notar alle Bestimmungen. Er gibt entsprechende Erklärungen über deren Bedeutung und händigt ein Exemplar aus. Damit sind die sich daraus ergebenden Rechte und Pflichten für den Geschäftsführer bekannt.

Für den Fremd-Geschäftsführer einer GmbH ist dies nicht zwingend. Er ist gut beraten, sich vor der Berufung und vor Zeichnung des Anstellungsvertrages den Gesellschaftsvertrag vorlegen zu lassen. Oder er lässt sich zumindest die Passagen aushändigen, die seine Tätigkeit als Geschäftsführer betreffen.

Der Gesellschaftsvertrag enthält oft Vorgaben für den Geschäftsführer zu den folgenden Rechtsfragen:

  • Beachtung der Vertretungsbefugnis: Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer, ist im Gesellschaftsvertrag bestimmt, welche Vertretungsbefugnisse der/die Geschäftsführer haben. So wird es auch im Handelsregister vermerkt. Schließt der lediglich gesamtvertretungsberechtigte Geschäftsführer alleine Geschäfte mit Dritten ab, können die Gesellschafter ihn für einen eventuellen Schaden in Anspruch nehmen. Umgekehrt gilt: Das Geschäft mit dem Dritten ist dennoch wirksam. Die GmbH ist darauf verpflichtet und kann das Geschäft nur zu den vertraglich vereinbarten Konditionen beenden.

    Auch wenn es in der Praxis bei mehreren Geschäftsführern umständlich ist, sich für jeden Sachverhalt abzustimmen, sollte die vereinbarte Vertretungsregelung konsequent eingehalten werden. Bewährt hat sich die Zustimmungserteilung im (E-Mail) Umlaufverfahren. Wichtig ist, dass alle Abstimmungen lückenlos dokumentiert werden.

  • Beachten der Geschäftsordnung und der damit verbundenen Informationspflichten: Wird die GmbH von mehreren ressortverantwortlichen Geschäftsführern geführt, werden die einzelnen Vorgaben für die Ressortverteilung meist in einer Geschäftsordnung geregelt. Verstöße gegen diese Vorgaben, etwa gegen Informationsverpflichtungen, können berechtigte Schadensersatzansprüche gegen den Geschäftsführer auslösen.

    Als Geschäftsführer sind Sie gut beraten, wenn Sie die Informationsverpflichtungen genau einhalten und alle damit im Zusammenhang stehenden Unterlagen genau dokumentieren. Das gilt für Protokolle, aber auch für E-Mails, mit denen die Mit-Geschäftsführer informiert werden. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie brisante Vorgänge ausdrucken und zusätzlich physisch aufbewahren.

1.3. Welche Pflichten ergeben sich für den GmbH-Geschäftsführer aus dem Anstellungsvertrag?

Für den Geschäftsführer ist der Anstellungsvertrag bindend, den er mit seinem Arbeitgeber GmbH abschließt. Darin werden zusätzliche Rechte und Pflichten vereinbart. Dazu gehören:

  • Das Wettbewerbsverbot: Das allgemeine Wettbewerbsverbot verbietet dem Geschäftsführer im Wettbewerb gegen die eigene GmbH tätig zu werden. Neben dem allgemeinen Wettbewerbsverbot, das den Geschäftsführer, werden in vielen Anstellungsverträgen neben dem allgemeinen Wettbewerbsverbot spezielle Wettbewerbsverbote vereinbart, z. B. das Verbot der Beteiligung an Konkurrenzunternehmen, eine Zustimmungsverpflichtung für Nebentätigkeiten oder das Verbot auf bestimmten Märkten tätig zu werden.

  • Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot: Um sich vor einer Konkurrenz durch den ehemaligen Geschäftsführer auch nach seinem Ausscheiden zu schützen, wird in vielen Anstellungsverträgen ein sog. nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart. Aber: Wird ein solches Verbot für einen Angestellten vereinbart, ist es nur wirksam und bindend, wenn die GmbH dafür eine Karenzentschädigung zahlt (§ 74 ff. HGB). Das gilt jedoch nicht für den ausgeschiedenen Geschäftsführer. Der ist an das Wettbewerbsverbot auch dann gebunden, wenn er dafür keine Entschädigungszahlung enthält.

    Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot darf nicht einem Berufsverbot nahe- oder gleichkommen. Es kann von einem Gericht für unwirksam erklärt werden, wenn es den Geschäftsführer in der Ausübung seiner beruflichen Qualifikation unzumutbar einschränkt.

    Aufpassen müssen Sie, wenn die GmbH das Wettbewerbsverbot einseitig aufkündigen kann. Das kann passieren, wenn die GmbH das Interesse an dem Wettbewerbsverbot verliert. Zum Beispiel, weil der Geschäftsführer unterdessen in einer Nicht-Konkurrenz-Branche beschäftigt ist. Damit kann sich die GmbH den finanziellen Verpflichtungen gegenüber dem Ex-Geschäftsführer entledigen. Das sollte vertraglich ausgeschlossen werden.

II. Was muss der Geschäftsführer im Umgang mit dem Finanzamt beachten?

Der Geschäftsführer handelt für die GmbH. Er ist in dieser Eigenschaft auch zuständig für die Erledigung der steuerlichen Pflichten. Das betrifft die jährliche Erstellung von Steuererklärungen für die Kapitalgesellschaft GmbH. Das sind die Körperschaftssteuer-Erklärung, die Gewerbesteuererklärung und die Umsatzsteuererklärung.

Daneben ist er zuständig für die Erhebung und Abführung der Lohnsteuer und der Kapitalertragsteuer. Fallen zusätzliche Steuern aus anderen steuerrelevanten Vorgängen an, hat der Geschäftsführer dafür zu sorgen, dass diese ordnungsgemäß behandelt werden. Das betrifft z. B. die Grunderwerbsteuer bei Erwerb von Immobilien.

2.1. Welche Pflichten hat der Geschäftsführer bei Buchführung und Bilanzierung?

Die GmbH ist buchführungspflichtig (§ 41 GmbHG). Der Geschäftsführer als Vertreter der GmbH ist verantwortlich dafür, dass die GmbH korrekt Bücher führt. Dafür gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (§ 238, 239 AO) und die Vorgaben des Handelsgesetzbuches (§ 328 und 329 HGB). Das muss der Geschäftsführer nicht eigenhändig tun. Er kann dazu berechtigte und befähigte Personen oder Unternehmen beauftragen. Das wären zum Beispiel Buchführungshelfer, Steuerberater oder Steuerberatungsgesellschaften. Als Geschäftsführer bleiben Sie verpflichtet zu kontrollieren, ob die übertragene Aufgabe ordnungsgemäß erledigt wird.

Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung fällt in die Gesamtzuständigkeit der Geschäftsführer. Diese Aufgabe kann nur bedingt auf einen (kaufmännisch verantwortlichen) Geschäftsführer übertragen werden. Ist das so vereinbart, haben alle ressortverantwortlichen Geschäftsführer weiterhin eine Überwachungspflicht. In der Praxis sollten auch die nicht ressortverantwortlichen Geschäftsführer sich regelmäßig vom verantwortlichen Geschäftsführer berichten lassen und den Steuerberater hinzuziehen.

2.2. Welche Pflichten hat der Geschäftsführer bei Abgabe von Steuererklärungen?

Als Steuer-Verantwortlicher der GmbH müssen Sie dafür sorgen, dass die Steuererklärungen der GmbH spätestens bis zum 31. 5. des dem Geschäftsjahr folgenden Jahres abgegeben werden. Ebenso müssen eventuelle Nachzahlungen angewiesen werden. Erstellt der Steuerberater die Steuer-Erklärungen, verlängert sich die Abgabefrist bis zum 30. 9. des Folgejahres. Auf Antrag des Steuerberaters kann diese Frist bis zum 31. 12. des Folgejahres oder im begründeten Ausnahmefall (z. B. Krankheit) sogar noch weiter verlängert werden.

Für die GmbH sind einzureichen:

  • Körperschaftsteuer-Erklärung

  • Gewerbesteuer-Erklärung und

  • Umsatzsteuer-Erklärung.

2.3. Welche Pflichten hat der Geschäftsführer bei der Steueranmeldung?

Der Geschäftsführer muss Steueranmeldungen für die GmbH abgeben. Das sind:

  • Umsatzsteuervoranmeldung

  • Lohnsteueranmeldung

  • Kapitalertragsteueranmeldung.

Die Steueranmeldungen müssen spätestens 10 Tage (nicht Werktage, sondern Tage, also zum 10. des Folgemonats) nach Ablauf des Anmeldezeitraums dem Finanzamt vorliegen.

Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer ist (§ 41 a EStG):

  • Kalenderjahr, sofern die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als € 1 000,– betragen hat,

  • Kalendervierteljahr, wenn die Vorjahreslohnsteuer zwischen € 1 000,– und € 4 000,– liegt,

  • Kalendermonat, wenn im Vorjahr der Betrag von € 4 000,– überschritten wurde.

Anmeldezeitraum für die Umsatzsteuer ist (§ 18 UStG):

  • Kalenderjahr, sofern die Umsatzsteuer für das Vorjahr nicht mehr als € 1 000,– betragen hat,

  • Kalendervierteljahr, sofern die Umsatzsteuer für das Vorjahr zwischen € 1 000,– und € 7 000,– gelegen hat,

  • Kalendermonat, wenn die Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als € 7 000,–

Neu gegründete Unternehmen müssen die ersten zwei Jahre monatlich Voranmeldungen abgeben. Auf Antrag kann eine Dauerfristverlängerung um einen Monat gewährt werden. Steueran- und -voranmeldungen werden auf elektronischem Weg durchgeführt (www.unternehmensregister.de). Die Veröffentlichung ist vorgeschrieben zum 31. 12. des dem Geschäftsjahr folgenden Jahres.

Zuständig für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses ist der Geschäftsführer der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). Dabei gilt Gesamtverantwortung. Die Verantwortung kann zwar einem ressortverantwortlichen Geschäftsführer zugewiesen werden. In diesem Fall haben aber die übrigen Geschäftsführer eine Kontrollpflicht. Sie müssen prüfen, ob die Pflichten bzw. Fristen eingehalten sind. Sie müssen ggf. von sich aus tätig werden, wenn sie einen Pflichtverstoß erkennen.

5.1. Welche Veröffentlichungspflichten haben Kapitalgesellschaften?

Kleinste GmbHs und UGs (haftungsbeschränkt) müssen den Jahresabschluss nur beim elektronischen Handelsregister hinterlegen.

Hinweis

Seit 2016 gelten für Kleinst-GmbHs folgende Maßgaben:

Bilanzsumme: € 350 000,– / Umsatzerlöse: € 700 000,– / Mitarbeiter: 10

Die kleine GmbH muss die Bilanz und den Anhang bereinigt um die Anmerkungen zur Gewinn- und Verlustrechnung innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag veröffentlichen.

Die mittelgroße GmbH muss den Jahresabschluss, also Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, spätestens innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag einschließlich des Bestätigungsvermerkes des Abschlussprüfers beim Handelsregister einreichen. Außerdem sind der Lagebericht und der Beschluss über die Ergebnisverwendung vorzulegen. Die Einreichung der Unterlagen beim Handelsregister ist im elektronischen Unternehmensregister bekanntzumachen.

Die große GmbH muss der vollen Offenlegungspflicht nachkommen. Danach sind Jahresabschluss, einschließlich Anhang und Lagebericht, Bestätigungsvermerk, Bericht des Aufsichtsrates und Gewinnverwendungsvorschlag binnen 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag einzureichen. Neben der Veröffentlichung im elektronischen Unternehmensregister ist die große GmbH dazu verpflichtet, den vollständigen Jahresabschluss, den Lagebericht, den Bericht des Aufsichtsrates sowie den Bestätigungsvermerk zu publizieren.

5.2. Was passiert, wenn der Geschäftsführer die Fristen zur Veröffentlichung von Unternehmensdaten nicht beachtet?

Die Veröffentlichung von Unternehmensdaten wird von Amts wegen durchgesetzt und mit Bußgeldern erzwungen.

Zunächst überprüft der Bundesanzeiger Verlag anhand der von den Registergerichten zur Verfügung gestellten Unternehmensdaten, ob die Publizitätsverpflichtungen fristgerecht und vollständig erfüllt wurden (elektronischer Datenabgleich).

Anschließend informiert der Betreiber des elektronischen Unternehmensregisters das Bundesamt für Justiz über Verstöße. Die Behörde wird dann von Amts wegen tätig.

  • Unter Androhung eines Ordnungsgeldes (€ 2 500,– bis € 25 000,– bzw. € 500,– bis € 1 000,– für kleinste und kleine GmbH und UG) wird das betroffene Unternehmen aufgefordert, die Unternehmensdaten innerhalb von 6 Wochen zu veröffentlichen bzw. zu vervollständigen.

  • Das angemahnte Unternehmen trägt die Verfahrenskosten (€ 103,50). Sie können mehrfach entstehen, wenn das Ordnungsverfahren gegen einzelne Geschäftsführer oder gegen mehrere verbundene Unternehmen (Konzernunternehmen) geführt wird.

  • Veröffentlicht das angemahnte Unternehmen innerhalb der 6-Wochen-Frist die vollständigen Unterlagen, wird kein Ordnungsgeld festgesetzt.

  • Veröffentlicht bzw. vervollständigt das Unternehmen seine Daten binnen 6 Wochen nicht, setzt das Bundesamt für Justiz das Ordnungsgeld fest und eröffnet das Einzugsverfahren.

  • Kommt der Geschäftsführer den Veröffentlichungspflichten nicht rechtzeitig nach, kann das Verfahren wegen pflichtwidrigen Unterlassens direkt gegen ihn eröffnet werden.

  • Alternativ kann das Verfahren auch gegen die GmbH durchgeführt werden.

  • Werden die Veröffentlichungspflichten nicht erfüllt, darf das Bundesamt für Justiz das Ordnungsverfahren so lange wiederholen, bis das Unternehmen seiner Verpflichtung in vollem Umfang nachgekommen ist.