So läuft die Gesellschafterversammlung

Unternehmen führen 19. August 2016
So läuft die Gesellschafterversammlung
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Von der Einberufung bis zum Protokoll: Die Durchführung einer Gesellschafterversammlung unterliegt bestimmten Vorschriften, die unbedingt beachtet werden sollten. Wir klären die wichtigsten Fragen.

Bei einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) handelt es sich um sog. Kapitalgesellschaften und damit um Gebilde, die, anders als gesunde Menschen, nicht selbst sprechen oder handeln können. Deshalb verfügen diese Gesellschaften über sog. Organe, von denen mindestens zwei gesetzlich vorgeschrieben sind. Zuerst die Gesellschafterversammlung als eine Art Hirn der Gesellschaft, die dem zweiten Organ, der Geschäftsführung, vorgibt, wie es sich im Geschäftsverkehr und nach außen zu verhalten hat. Die Gesellschafterversammlung beschließt also, was die Geschäftsführung danach umzusetzen hat. Die Geschäftsführung handelt nur im Rahmen der gefassten Beschlüsse.

Oft wird die Einberufung der Versammlung und eine förmliche Beschlussfassung für überflüssig, bürokratisch und nicht mehr zeitgemäß gehalten – aber wenn es zu Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern kommt, sind mündliche Absprachen meist nicht mehr viel wert. Letztlich zählt nur, was ordnungsgemäß und formell korrekt beschlossen wurde. Die gesellschaftsrechtlichen Vorschriften sind formell nämlich sehr streng. Deshalb sollten sich alle Beteiligten die Zeit für regelmäßige und gut vorbereitete Gesellschafterversammlungen nehmen und zuvor auch einen Blick in den Gesellschaftsvertrag, auch unter dem Begriff Satzung bekannt, werfen, wo viele formelle Fragen verbindlich geregelt sein können.

Wann muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden?

Wann und wie oft eine Gesellschafterversammlung einberufen werden muss, hängt zuerst vom Inhalt des Gesellschaftsvertrages oder der Satzung ab. Dort kann geregelt sein, wie oft und zu welchem Anlass die Gesellschafter zusammen kommen sollen, beispielsweise einmal im Monat.

Unabhängig davon können die Gesellschafter eine Versammlung je nach Bedarf einberufen, z. B. wenn wichtige Beschlüsse gefasst werden müssen. Erforderlichenfalls können in dringenden Fällen auch außerordentliche Gesellschafterversammlungen stattfinden. Zudem kann jeder Gesellschafter, der über mindestens 10 % der Geschäftsanteile verfügt, unter Angabe von Gründen die Durchführung einer Gesellschafterversammlung einfordern. Üblicherweise erfolgen die Einladungen in allen Fällen durch den Geschäftsführer.

Mindestens einmal im Kalenderjahr muss jedoch eine ordentliche Gesellschafterversammlung stattfinden. Daran führt kein Weg vorbei, denn diese Pflichtveranstaltung ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Gesellschafter müssen in dieser Versammlung den Jahresabschluss der GmbH oder der UG (haftungsbeschränkt) ordnungsgemäß feststellen und die Gewinnverwendung der GmbH / UG (haftungsbeschränkt) festlegen. Weiterhin muss der Geschäftsführer/die Geschäftsführung entlastet werden.

Diese ordentliche Gesellschafterversammlung muss bei kleineren Gesellschaften spätestens innerhalb von elf Monaten nach Ablauf eines Geschäftsjahres stattfinden, sonst innerhalb von acht Monaten. Diese Zeiträume können auch nicht durch den Gesellschaftsvertrag verlängert werden.

Gibt es Formvorschriften für die Einladung zur Gesellschafterversammlung?

Eine Gesellschafterversammlung ist kein fröhliches Meet-and-Greet, weshalb für die Einladungen auch bestimmte Spielregeln gelten. Deren Einhaltung ist wichtig, denn ein in der Versammlung gefasster Beschluss kann schon unwirksam sein, weil zuvor keine ordnungsgemäße Einladung erfolgt ist.

Zunächst muss die Einladung mindestens eine Woche im Voraus erfolgen und zwar, so will es das Gesetz ausdrücklich, per Einschreiben. In der Satzung kann auch eine längere Frist zur Einberufung vereinbart sein. Eine Einladung per E-Mail oder WhatsApp Nachricht ist also unwirksam. Weiterhin muss jeder Gesellschafter eine Einladung erhalten, sogar wenn er über das anstehende Treffen längst informiert ist. Es empfiehlt sich zudem, die anstehende Tagesordnung der Einladung beizufügen. Das ist zwar nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber spätestens drei Tage vor der Versammlung muss ohnehin jeder Gesellschafter eine Tagesordnung erhalten haben.

Bei eventuellen Mängeln der Einladung können auf der Gesellschafterversammlung nur dann wirksame Beschlüsse gefasst werden, wenn alle Gesellschafter anwesend und einverstanden sind.

Bei einer sog. „1-Mann-Gesellschaft (GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)“ ist eine schriftliche Einladung nicht erforderlich.

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Wie läuft die Gesellschafterversammlung ab?

Zu Beginn der Gesellschafterversammlung können ein Versammlungsleiter und ein Protokollführer bestimmt werden.

Danach muss zunächst die Beschlussfähigkeit festgestellt werden, die auch im Protokoll der Gesellschafterversammlung zu vermerken ist.

Wann die Gesellschafterversammlung beschlussfähig ist, hängt vom Inhalt der Satzung bzw. des Gesellschaftsvertrages ab. Dort sollten Regelungen zur Beschlussfähigkeit aufgenommen sein, z. B. dass mindestens die Hälfte der Gesellschafter anwesend sein muss. Gibt es keine entsprechenden Vorgaben, ist die Gesellschafterversammlung immer beschlussfähig, wenn eine ordnungsgemäße Einladung an alle Gesellschafter ergangen ist und wenigstens einer von ihnen zur Versammlung erschienen ist.

Danach wird vermerkt, welche Gesellschafter und damit auch wieviel Stammkapital anwesend sind. Sollte ein Gesellschafter an der Versammlung nicht teilnehmen können, z. B. wegen Urlaubs, kann er sich durch einen Bevollmächtigten vertreten zu lassen. Der Vertreter muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen können. Eine SMS an die übrigen Gesellschafter, dass ein bestimmter Vertreter erscheinen wird, ist z. B. in keinem Fall ausreichend.

Wenn diese unverzichtbaren Formalitäten abgeschlossen sind, können die anwesenden Gesellschafter zur Sache kommen und die Tagesordnung Punkt für Punkt in der vorgesehenen Reihenfolge abarbeiten.

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Wie wird abgestimmt?

Die Gesellschaft und ihre Geschäftsführung handeln, wie oben bereits erwähnt, im Rahmen der auf einer Versammlung gefassten Beschlüsse.

Ob ein Beschluss mit mündlicher oder schriftlicher Abstimmung herbeigeführt werden kann, ob eine einfache Mehrheit ausreicht oder ob z. B. eine 2/3 Mehrheit erforderlich ist, sollte im Gesellschaftsvertrag ausdrücklich festgelegt sein.

Wenn dort nichts geregelt ist, kommt ein Beschluss mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen zustande. Dazu muss mindestens eine Ja-Stimme mehr als Nein-Stimmen abgegeben wurde. Enthaltungen zählen nicht mit. Bei Stimmengleichheit wäre der Antrag abgelehnt, wenn nicht Gesellschaftsvertrag oder Satzung für diesen Fall eine andere Vorgehensweise bestimmen.

Wichtig ist, dass sich alle Beteiligten vor einer Abstimmung darüber klar sind, dass nicht nach Personenanzahl abgestimmt wird, sondern nach Geschäftsanteilen der Gesellschafter. Vereinfacht gesagt hat jeder einzelne Gesellschafter für jeden Euro seines Geschäftsanteils eine Stimme. Allerdings kann der Gesellschaftsvertrag eine andere Stimmengewichtung vorsehen.

Zu beachten ist auch, dass in einigen Fällen vom Gesetz mindestens eine ¾ Mehrheit der abgegebenen Stimmen verlangt wird, um ein wirksames Abstimmungsergebnis herbeizuführen. Dann müssen aber Beschlüsse auf der Tagesordnung stehen, die den Kernbereich der Gesellschaft selbst betreffen, wie z. B. Änderungen des Gesellschaftsvertrages, Kapitalerhöhungen, Änderung der Gesellschaftsform oder der Ausschluss eines Gesellschafters. In keinem dieser Fälle genügt eine einfache Mehrheit für einen wirksamen Beschluss.

In bestimmten Fällen müssen wirksame Beschlüsse auch noch notariell beurkundet werden, z. B. Beschlüsse zur Änderung des Gesellschaftsvertrages.

Nach der Versammlung hat die Geschäftsführung die Aufgabe, alle wirksam gefassten Beschlüsse umzusetzen.

Protokoll

Auch wenn es vom Gesetz nicht ausdrücklich verlangt wird, empfiehlt es sich sehr, alle gefassten Beschlüsse zu protokollieren. Dabei wird selbstverständlich nur das Ergebnis vermerkt, nicht jedoch das Abstimmungsverhalten der einzelnen Gesellschafter. Auch wenn eine Beschlussvorlage abgelehnt wird, sollte dies protokolliert werden. Bei einer 1-Mann-Gesellschaft verlangt das Gesetz sogar ausdrücklich, dass eine unverzügliche Protokollierung stattzufinden hat.

Das Protokoll sollte schnellstmöglich, sinnvollerweise schon in der Versammlung, fertiggestellt und allen Gesellschaftern ausgehändigt werden. Jeder Gesellschafter, auch nicht anwesende, haben das Recht zur Einsicht in das Protokoll, das 10 Jahre aufbewahrt werden muss.

Der Protokollführer muss das Protokoll unterzeichnen, der Versammlungsleiter kann zusätzlich unterschreiben. Wenn alle anwesenden Gesellschafter das Protokoll im Anschluss unterschreiben, bestätigen sie damit die Richtigkeit des Inhalts. Halten ein oder mehrere Gesellschafter das Protokoll für falsch, muss innerhalb einer angemessenen Frist, üblicherweise von einem Monat, widersprochen werden.