Elektronische Gehaltsabrechnung ist zulässig

In einem Einzelhandelsbetrieb wurde 2021 per Konzernbetriebsvereinbarung ein digitales Mitarbeiterportal eingerichtet. Dort wurden Dokumente elektronisch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt. Dies war ab März 2022 die einzige Möglichkeit auf die Gehaltsabrechnung zuzugreifen.

Eine Arbeitnehmerin wollte das nicht hinnehmen. Sie bestand weiter auf Abrechnung in Papierform. Sie habe keine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung erteilt.

Anders als noch das Landesarbeitsgericht entschied das Bundesarbeitsgericht, der Arbeitgeber habe dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Gehaltsabrechnung »in Textform zu erteilen« (§ 108 Abs. 1 Satz 1 Gewerbeordnung). Diese Verpflichtung kann er grundsätzlich auch dadurch erfüllen, dass er die Gehaltsabrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellt.

Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine sogenannte »Holschuld«. Diese kann der Arbeitgeber erfüllen, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genügt, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt.

Bei der Bereitstellung dürfen allerdings die Beschäftigten, die keinen Online-Zugriff haben, nicht vergessen werden. Deshalb ist Arbeitnehmern ohne entsprechende Technik der Zugang zu den Daten und das Ausdrucken von Abrechnungen im Betrieb zu ermöglichen.

BAG, Urteil vom 28.1.2025, 9 AZR 48/24; n. rk.

Hinweis:

Das Bundesarbeitsgericht wies die Sache an das Landesarbeitsgericht zurück. Dieses muss noch feststellen, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen.

Tipp: In welcher Form muss ich welches Dokument erstellen? Was bedeutet Schriftform und was ist Textform? Von Arbeitgeber in Kleinbetrieben oder bei der Unternehmensgründung wird vielfach ein juristisches Grundlagenwissen abverlangt. Die Kenntnisse und den Überblick über die Rechtslage anzueignen und beizubehalten ist nicht selten Kosten und Zeitaufwendig. Mit Smartlaw können Sie schnell, einfach und kostengünstig Ihre Rechtsdokumente erstellen – von der Unternehmensgründung über Arbeitsverträge bis hin zur Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und vieles mehr. Smartlaw begleitet Sie und Ihr Unternehmen.  Anhand eines Fragen-Antworten-Dialogs ermittelt Smartlaw Ihre Interessen und Anliegen und erstellt für Sie Ihr passendes Rechtsdokument. Dabei bekommen Sie hilfreiche Tipps und Hinweise, auf was Sie achten müssen. Dabei können Sie nicht nur Einzeldokument erstellen, sondern mit dem entspannten Monats- oder Jahrestarif auch jederzeit neue Dokumente erstellen, in der Smartlaw-Akte verwalten und bearbeiten.