11 Rechtstipps für Arbeitgeber

Unternehmen führen • 21. März 2016

Oft liegt der Fehler im Detail, das kann vor allem bei Arbeitgebern teuer werden. Mit diesen 11 Rechtstipps an der Hand sind Sie gut informiert und erhalten viele nützliche Hinweise zu Themen wie Arbeitsvertrag, Überstunden oder Zeugnis.

1. Vermeiden Sie teure Fehler bei der Stellenausschreibung

Das Verfassen von Stellenausschreibungen sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Ein Bewerber, der auf Grund Ihrer Stellenausschreibung diskriminiert wird, kann von Ihnen Schadensersatz verlangen.

Eine Stelle muss so ausgeschrieben sein, dass kein Bewerber wegen seines Geschlechts, seiner ethnischen Herkunft, seiner Behinderung, seiner Religion oder Weltanschauung, seiner sexuellen Identität oder wegen seines Alters benachteiligt wird. Formulieren Sie Stellenanzeigen daher immer möglichst neutral. Also beispielsweise: »Webdesigner/Webdesignerin« oder »Webdesigner (m/w)«.

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2. Kleine und junge Unternehmen sind flexibler bei der Einstellung

Im Hinblick auf die Einstellung und Kündigung von Arbeitnehmern sind kleine und junge Unternehmen oft sehr flexibel. Der Kündigungsschutz gilt erst bei Unternehmen mit mehr als 10 Vollzeit-Mitarbeitern. Wollen Sie jemanden nur für kurze Zeit beschäftigen, können Sie im Arbeitsvertrag auch eine Befristung vereinbaren. Junge Unternehmen, wie Start-ups, können in den ersten 4 Jahren nach Gründung Arbeitsverhältnisse sogar bis zu 4 Jahre befristen.

Achtung: Ein befristeter Arbeitsvertrag muss vor dem ersten Arbeitstag, also vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn, unterschrieben werden. Ansonsten ist die Befristung ungültig und Sie haben einen unbefristeten Arbeitsvertrag abgeschlossen.

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3. Freelancer oder Arbeitnehmer?

Einfach erstmal nur Freelancer beschäftigen, um flexibler zu bleiben? Sie dürfen einen Freelancer jedoch nur als solchen anstellen, wenn er bestimmte Projekte in einem besonderen Arbeitsrahmen umsetzt und Arbeitsort sowie Arbeitszeit selbst wählen kann. Freelancer sind beliebt, weil sie als freie Mitarbeiter kurzfristig und projektbezogen einsetzbar sind und keinen arbeitsrechtlichen Kündigungsschutz haben.

Kleine Unternehmen mit höchstens 10 Vollzeit-Mitarbeitern unterliegen nicht dem Kündigungsschutz. Dadurch und durch Befristungen und Probezeitvereinbarungen bewahren Sie sich auch mit fest angestellten Mitarbeitern die nötige Flexiblität.

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4. Aufgepasst bei Scheinselbstständigkeit

Bei der Beschäftigung von Freelancern (= Selbstständigen) droht die Scheinselbstständigkeit und diese kann für Sie schwere Folgen haben. Ein Scheinselbstständiger kann seinen Arbeitnehmerstatus einklagen, die Sozialversicherung hat Ansprüche auf rückwirkende Abführung der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile und Sie können sich strafbar machen.

Von Scheinselbstständigkeit wird gesprochen, wenn Sie einen Freelancer beauftragen und dieser tatsächlich aber ein abhängig Beschäftigter (= Arbeitnehmer) ist. Ein Freelancer hat Entscheidungsfreiheit und ist nicht weisungsgebunden. Ein abhängig Beschäftigter hingegen unterliegt Ihren Weisungen insbesondere hinsichtlich Arbeitszeit und -ort.

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5. Arbeitsverträge immer schriftlich

Der Arbeitsvertrag sollte Regelungen zur Tätigkeit, Arbeitszeit und -ort, Vergütung, Urlaub, Kündigungsfristen etc. enthalten und vor allem schriftlich geschlossen werden. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Rahmenbedingungen schriftlich nachzuweisen und außerdem dient ein schriftlicher Arbeitsvertrag als Beweis in einem Streitfall.

Ist Ihr Mitarbeiter mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten betraut, sollte er zudem eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz unterschreiben, mit der er sich verpflichtet, gesetzestreu mit den Daten umzugehen. Smartlaw bietet Ihnen neben vielen Arbeitsverträgen auch ein solches Dokument.

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6. Vereinbaren Sie eine Probezeit

Eine Probezeit ermöglicht, dass Sie und Ihr Arbeitnehmer sich besser kennenlernen können. Diese sollten Sie auf jeden Fall im Arbeitsvertrag vereinbaren! Sollte es hinterher doch nicht so gut passen, können Sie Ihrem Arbeitnehmer innerhalb der Probezeit, die maximal sechs Monate betragen darf, mit einer Frist von nur zwei Wochen kündigen. Dies gilt unabhängig von sonstigen vereinbarten Befristungen oder Kündigungsfristen.

Achtung: Der Arbeitnehmer hat das gleiche Kündigungsrecht!

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7. Wann Sie den Mindestlohn zahlen müssen und wann nicht

Seit der Einführung im Jahr 2015 gilt der gesetzliche Mindestlohn für nahezu alle Arbeitnehmer in Deutschland. Zum 1. Januar 2017 wurde der Mindestlohn um 0,34 EUR angehoben und beträgt nun 8,84 EUR pro Stunde. Dieser Anspruch besteht für Arbeitnehmer und grundsätzlich auch für Praktikanten.

Ausgenommen davon sind beispielsweise Pflichtpraktika, die im Rahmen oder zur Vorbereitung des Studiums oder der Ausbildung abgeleistet werden müssen. Ausnahmen gelten auch für Langzeitarbeitslose, Jugendliche unter 18 Jahren ohne Berufsausbildung sowie Auszubildende. Auch Tarifverträge können in der Einführungsphase niedrigere Löhne vorsehen. Die Regelungen über den Mindestlohn gelten nicht für freie Mitarbeiter.

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8. Überstunden auszahlen oder abbummeln lassen?

Für Arbeitnehmer ist vertraglich fast immer eine regelmäßige Wochenarbeitszeit vereinbart, die in der Regel 40 Stunden bei einer 5-Tage-Woche beträgt. Dann ist die Anordnung von Überstunden nicht zulässig. Da aber in der Praxis Überstunden häufig notwendig sind, müssen Sie vorher im Arbeitsvertrag eine solche Anordnung von Überstunden vereinbart haben.

Achtung: Eine pauschale Vergütung von Überstunden ist in den meisten Fällen nicht wirksam. Sie müssen jede tatsächlich geleistete Überstunde vergüten oder durch Freizeit ausgleichen. Auch bei der Vergütung von Überstunden gilt der Mindestlohn!

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9. E-Mail- und Internetnutzung regeln

In fast jedem Unternehmen nutzen Arbeitnehmer das Internet; sei es zur Kommunikation, zur Recherche oder zu anderen Zwecken. Das Internet ist kein rechtsfreier Raum, hier müssen Persönlichkeitsrechte und Urheberrechte beachtet werden. Damit Ihr Arbeitnehmer sich gesetzeskonform verhält, sollten Sie diesen zur richtigen dienstlichen Nutzung des Internets und im Umgang mit Social Media aufklären. Dafür bietet Ihnen Smartlaw die passenden Guidelines.

Überlegen Sie sich gut, ob Sie eine private Nutzung von dienstlichen E-Mail-Accounts oder Mobilgeräten zulassen, da Sie sich dadurch in Einsichts- und Kontrollrechten selbst beschränken.

www.smartlaw.de/guidelines-email-internet
www.smartlaw.de/social-media-guidelines

10. Wickeln Sie die Kündigung richtig ab

Läuft es mit Ihrem fest angestellten Mitarbeiter nicht wie erhofft, gibt es verschiedene Möglichkeiten, ihm zu kündigen, auch wenn er mehr als sechs Monate beschäftigt ist und keine Befristung vereinbart wurde. Eine außerordentliche (fristlose) Kündigung ist wohl eher der Ausnahmefall. Hierfür muss ein besonders wichtiger Grund vorliegen.

Unkomplizierter ist bei kleinen Unternehmen, die nicht dem Kündigungsschutz unterliegen, die ordentliche Kündigung. Sie erfolgt grundlos unter Einhaltung der gesetzlichen oder der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist. Kündigen Sie immer schriftlich und regeln Sie offene Fragen zu Freistellung, Resturlaub und einer eventuellen Abfindung.

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11. Stellen Sie ein Arbeitszeugnis aus

Fragt Ihr Arbeitnehmer am Ende des Arbeitsverhältnisses nach einem Zeugnis, müssen Sie ihm dieses ausstellen. Bei kurzen Beschäftigungsverhältnissen reicht meist ein einfaches Arbeitszeugnis unter Angabe der Art und Dauer der Tätigkeit.

Verlangt ihr Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, bewerten Sie in dem Zeugnis zusätzlich das Verhalten und die Leistung des Arbeitnehmers. Orientieren Sie sich hierbei durchaus an gängigen Formulierungen.

Ihr Arbeitnehmer kann auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses nach -einem Zwischenzeugnis verlangen, z.B. wenn der Vorgesetzte wechselt.

www.smartlaw.de/arbeitszeugnisse