Alle Jahre wieder – die Betriebskostenabrechnung

Mieten & Wohnen

Jede zweite Betriebskostenabrechnung ist falsch. Die fehlerhafte Abrechnung kann sowohl für den Mieter als auch für den Vermieter von Nachteil sein. Im Vorteil ist deshalb derjenige, der sich mit der ordentlichen Berechnung der Betriebskosten auskennt.

I. Probleme kennen, Streit vermeiden

Die Kosten, die der Mieter neben der Miete zahlt, werden allgemein als Nebenkosten bezeichnet, was rechtlich nicht ganz richtig ist. Denn darunter versteht man im allgemeinen Sprachgebrauch alle Zahlungen, die der Mieter neben der Grundmiete erbringen muss. Dazu gehören neben den »Betriebskosten« auch weitere Kosten (z.B. Mietzuschläge für Untervermietung oder gewerbliche Nutzung und Verwaltungskosten).

Betriebskosten, um die es im Folgenden geht, sind die laufenden Kosten, die mit dem Betrieb des Mietobjektes zu tun haben und die im gesetzlichen Betriebskostenkatalog als solche beschrieben sind.

Aber gleich, wie Sie als Mieter oder Vermieter diese Kosten bezeichnen, sie werden nicht ohne Grund als Zweite Miete bezeichnet. Kein Wunder bei den stetig steigenden Kosten für Energie und andere Versorgungsleistungen. Und kein Wunder, dass Mieter wegen dieser hohen Kosten ganz genau hinschauen, ob diese Kosten auch wirklich korrekt abgerechnet wurden – selbst wenn Vermieter in der Regel nicht von den Zahlungen profitieren. Denn die meisten dieser Kosten sind für sie reine Durchlaufposten.

Tatsächlich unterlaufen Vermietern immer wieder Fehler. Denn nicht alles, was sie für umlagefähig halten, ist umlagefähig. Außerdem sind Formvorschriften und Fristen einzuhalten. Die Materie ist also so anspruchsvoll, dass sich Fehler auch unbeabsichtigt schnell einschleichen. Vermieter müssen sich darauf einstellen, dass ihre Mieter fällig werdende Nachzahlungen bei Abrechnungsfehlern nicht leisten. Deshalb gilt für beide Vertragsseiten: Sie sollten die Spielregeln kennen und genau beachten.

II. Was Sie schon bei Vertragsschluss beachten müssen

2.1. Nur echte Betriebskosten sind auf den Mieter umlegbar

Entscheidend ist die Betriebskostenverordnung

So umfasst der Begriff Nebenkosten mehr als das, was der Gesetzgeber mit Betriebskosten erfassen wollte. Zu den Nebenkosten zählen zum Beispiel auch die Kosten für die Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltungskosten.

Gemeint sind zudem Kosten, die dem Mieter für das Wohnen entstehen, ohne dass Vermieter etwas damit zu tun haben, wie zum Beispiel seine Stromkosten oder Kosten für Telefon und Internetanschluss.

Tipp

Deshalb sollten Sie als Vermieter der Rechtssicherheit wegen auch Ihren Mietern gegenüber besser nur den Begriff Betriebskosten verwenden. So lassen sich Missverständnisse von Anfang an vermeiden.

Bei den Betriebskosten handelt es sich ausschließlich um die Positionen, die die Betriebskostenverordnung (BetrKV) nennt. Dazu zählen:

  • Wasserversorgungskosten

  • Kanalgebühren (Entwässerung)

  • Fahrstuhlkosten

  • Beleuchtung

  • Straßenreinigung/Müllabfuhr

  • Schornsteinreinigungskosten

  • Hausreinigung/Ungezieferbekämpfung

  • Gartenpflege

  • Hauswaschmaschine (jedoch nicht deren Reparaturkosten!)

  • Antenne/Kabelfernsehen

  • Hauswart/Hausmeister (jedoch nicht Hausverwalter)

  • Sach- und Haftpflichtversicherung

  • Grundsteuer

  • Sonstige Betriebskosten (z.B. Dachrinnenreinigung oder Wartung der Rauchwarnmelder)

Die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung fallen zwar grundsätzlich auch in die Kategorie Betriebskosten, werden aber in der Regel separat abgerechnet. Meist wird damit ein Abrechnungsunternehmen (z.B. Ista oder Brunata) beauftragt.

Was hier im Einzelnen zu beachten ist, erfahren Sie im Beitrag zu den Heizkosten. Deshalb wird im Folgenden nur von Betriebskosten ohne Heizkosten die Rede sein.

Was sich hinter den umlegbaren Kostenarten verbirgt, ist nicht immer auf Anhieb erkennbar. Über manchen Punkt kann man auch trefflich streiten. Die zahlreichen Gerichtsentscheidungen zu den verschiedenen Kostenarten belegen dies. Deshalb:

Unser Leserservice: Weiterführende Informationen zu den einzelnen Betriebskostenarten finden Sie im Betriebskosten-ABC .

Sonderfall Eigenleistungen

Vermieter dürfen gemäß § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV selbst erbrachte Sach- und Arbeitsleistungen (z.B. Gartenarbeiten, Winterdienst, Treppenhausreinigung) als Betriebskosten umlegen, allerdings ohne Mehrwertsteuer.

Rechnungsgrundlage sind entsprechende Tätigkeitsnachweise sowie der Nettobetrag, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmens, angesetzt werden könnte (BGH, Urteil vom 14.11.2012, VIII ZR 41/12, NZM 2013 S. 120). Es ist auch zulässig, dass Familienangehörige diese Eigenleistung erbringen.

Kostenumlage nur nach vertraglicher Vereinbarung

Solange vertraglich nichts zu den Betriebskosten vereinbart worden ist, muss der Mieter sie nicht extra zahlen, weil sie dann mit in der (Brutto-)Miete enthalten sind.

Nur wenn mit ihm darüber im Mietvertrag eine eindeutige Umlagevereinbarung getroffen wurde, kommen diese Kosten zur (Netto-)Miete hinzu (zuletzt BGH, Urteil vom 2.5.2012, XII ZR 88/10, NZM 2012 S. 608).

Nur solche Kosten, die in der Betriebskostenverordnung namentlich genannt sind, dürfen umgelegt werden. Ausnahme: Es handelt sich um Kosten, die unter den oben genannten Auffangtatbestand der Sonstigen Betriebskosten fallen. Dabei geht es um solche Betriebskosten, die von den Gerichten inzwischen als Betriebskosten anerkannt sind.

  • Kosten für die Untersuchung des Trinkwassers auf Legionellen

  • Wartungskosten für die Rauchmelder

  • Kosten der Dachrinnenreinigung

In der Praxis enthalten die Formularmietverträge der Einfachheit halber eine Aufzählung aller in der Betriebskostenverordnung genannten Betriebskosten entsprechend dieser Verordnung. Darin wird die Umlage durch Ankreuzen der betreffenden Kostenart kenntlich gemacht. Alternativ kann auch die Betriebskostenumlage aller in der Verordnung genannten Kostenarten vereinbart und die Verordnung in der Anlage beigefügt werden.

Unser Leserservice: Welche Kostenarten im Einzelnen dafür in Betracht kommen können, zeigt Ihnen das Betriebskosten-ABC

Nicht umlagefähig sind:

  • Reparatur- oder Instandhaltungskosten

  • Hausverwalterkosten

  • Bankgebühren für das Mietkonto

  • Portokosten für die Betriebskostenabrechnung

  • Kosten für die Wach- und Schließgesellschaft

  • Prozesskosten

  • Wartungskosten für die Klingelanlage

  • Rechtsschutz-, Mietausfall-, Reparaturkosten- und Umweltschadenversicherung

  • Verwaltungskosten; Ausnahme: Geschäftsraummietverhältnisse bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung (BGH, Urteil vom 9.12.2009, XII ZR 109/08, NJW 2010 S. 671)

  • Instandhaltungsrücklage in Wohnungseigentumsanlagen

Aufgepasst: Reparaturkosten dürfen zwar grundsätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden, jedoch gibt es für Bagatellschäden eine Ausnahme. Hier dürfen die Kosten dafür auf den Mieter übertragen werden. Erforderlich ist hierfür allerdings eine wirksame Kleinreparaturklausel , wie sie häufig in Formularmietverträgen verwendet wird.

Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen bei den Betriebskosten sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters möglich. Daran ändert sich auch nichts, wenn der Mieter irrtümlich jahrelang Kosten bezahlt hat, deren Umlage nicht vereinbart worden war. In diesem Fall kann er zumindest für die Zukunft die Beteiligung an einer ursprünglich nicht vereinbarten Kostenart ablehnen.

Wurden jahrelang gesetzliche Betriebskosten ohne konkrete Umlagevereinbarung und somit unberechtigterweise abgerechnet, kann der Mieter die Überzahlungen nicht zurückverlangen, wenn er die fehlerhafte Abrechnung nicht bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung beanstandet hat (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist muss nach Auffassung des Bundesgerichtshofs Schluss sein mit Streitigkeiten. Das ergibt sich aus der Befriedungsfunktion dieser Vorschrift (BGH, Urteil vom 10.10.2007, VIII ZR 279/06, WM 2007 S. 694).

Anders sieht es allerdings aus, wenn Vermieter auch über Kosten abgerechnet haben, die nicht in der Betriebskostenverordnung genannt sind – also gar keine echten Betriebskosten sind. Dieses Geld kann der Mieter zurückverlangen, soweit der Anspruch nicht verjährt ist.

Ein Vermieter hatte in den vergangenen drei Jahren stets die Verwaltungskosten als Betriebskosten abgerechnet, der Mieter hatte anstandslos gezahlt. Hier ist der Vermieter zur Rückerstattung der Kosten verpflichtet, da Verwaltungskosten nach der BetriebskostenVO nicht umgelegt werden dürfen.

Es kann aber auch umgekehrt kommen: Sie merken als Vermieter erst nach Jahren, dass Sie bestimmte Betriebskosten trotz eindeutiger Umlagevereinbarung außer Acht gelassen haben. Dann dürfen Sie diese Kosten gleichwohl in Zukunft abrechnen. Für den Mieter entsteht kein Gewohnheitsrecht, dass er diese Kosten nicht zu tragen braucht (BGH, Urteil vom 13.2.2008, VIII ZR 14/06, WM 2008 S. 225).

Betriebskosten, über die der Mieter einen eigenen Versorgungsvertrag abgeschlossen hat

Hat der Mieter einen unmittelbaren Versorgungsvertrag mit einem Strom- oder Wärmelieferanten abgeschlossen, erspart dies dem Vermieter die Abrechnung über die entsprechenden Kosten. Außerdem braucht er finanziell nicht in die Bresche zu springen, wenn der Mieter seine Rechnung nicht pünktlich bezahlt.

2.2. Vorauszahlung und Pauschale nicht verwechseln

Selbst wenn der Mieter vertraglich verpflichtet ist, die Betriebskosten neben der Miete zu zahlen, kommt es immer auch auf die konkrete Vereinbarung an. Ist im Vertrag eine Pauschale statt einer Vorauszahlung vereinbart, gibt es keine jährliche Abrechnung.

Mit dem vereinbarten Pauschalbetrag sind nämlich alle Betriebskosten abgegolten. Es gibt keine Nachzahlungen, aber auch kein Guthaben. Für den Mieter ist das Ganze vorteilhaft: Er hat die Betriebskosten im Griff, weil er keine Nachzahlungen fürchten muss. Auch braucht er sich beim Heizen sowie beim Wasser- oder Stromverbrauch nicht einzuschränken.

Wichtig: Bei einer Pauschale zahlen Sie als Vermieter in den meisten Fällen drauf und bleiben auf den nicht gedeckten Kosten sitzen. Allerdings sparen Sie sich den Aufwand mit der Abrechnung. Selbst wenn vertraglich vereinbart ist, dass die Pauschale bei Bedarf angehoben werden darf, gilt dies nur für die Zukunft. Außerdem kann der Mieter in diesem Fall den Nachweis höherer Kosten verlangen. Spätestens dann müssen Sie doch genau abrechnen.

Möchte der Vermieter von der Pauschale auf eine verbrauchsbasierte Abrechnung umstellen, weil er zum Beispiel Wasseruhren eingebaut hat, darf er das (BGH, Urteil vom 21.9.2011, VIII ZR 97/11, NJW 2012 S. 226).

2.3. Die Höhe der Vorauszahlungen realistisch festsetzen

Was die Höhe der Betriebskostenvorauszahlungen anbetrifft, sollten Vermieter realistisch sein und am besten die bisherigen Erfahrungswerte zugrunde legen. Wer die monatlichen Vorauszahlungen bewusst niedrig hält, um so die Vermietbarkeit der Wohnung zu fördern, hat meist nichts davon. Denn der Vermieter muss ohnehin mit der Kostendifferenz in Vorlage treten und handelt sich darüber hinaus Ärger mit dem Mieter ein.

Stellt der nämlich anlässlich der nächsten Betriebskostenabrechnung den übermäßigen Abstand zwischen dem Saldo aus der Betriebskostenabrechnung und der Summe der Vorauszahlungen fest, wird er vermutlich darauf dringen, die Nachforderung aus der Abrechnung entsprechend zu reduzieren.

Zwar wird er mit diesem Argument nicht durchkommen, weil der Bundesgerichtshof es nicht als Pflichtverletzung einstuft, wenn der Vermieter Vorauszahlungen vereinbart, die die tatsächlichen Kosten nicht nur geringfügig, sondern auch deutlich unterschreiten (BGH, Urteil vom 11.2.2004, VIII ZR 195/03, GE 2004 S. 416). Probleme treten aber spätestens dann auf, wenn der Mieter zum Beispiel die für ihn unerwartete Nachzahlung nicht bzw. nicht gleich leisten kann.

III. Die Grundregeln für jede Betriebskostenabrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung darf kein Buch mit sieben Siegeln sein. Deshalb sind schon die formalen Anforderungen hier sehr streng. Und damit sich Vermieter auch wirklich daran halten, wird eine formal falsche Abrechnung gar nicht erst fällig (BGH, Urteil vom 8.12.2010, VIII ZR 27/10, GE 2011 S. 404).

Deshalb müssen die nachfolgend beschriebenen Mindestvoraussetzungen unbedingt erfüllt sein:

3.1. Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein

Nur Schriftliches zählt

Die Betriebskostenabrechnung muss schriftlich erfolgen. Es reicht allerdings, wenn das Ganze per Kopie, Fax oder E-Mail beim Mieter ankommt (sogenannte Textform gemäß § 126 b BGB). Die Abrechnung braucht in diesem Fall nicht original unterschrieben zu sein.

Bei Ehepaaren oder anderen Mietergemeinschaften reicht es aus, wenn die Abrechnung nur an einen der Mieter geschickt wird. Grund hierfür ist, dass Mieter, die gemeinsam eine Wohnung anmieten, grundsätzlich für die Mietforderungen einschließlich Betriebskosten als Gesamtschuldner haften (BGH, Urteil vom 28.4.2010, VIII ZR 263/09, NZM 2010 S. 577). Danach darf ein Vermieter nach Belieben jeden Mieter ganz oder teilweise in Anspruch nehmen.

Die vier maßgeblichen Kriterien

Mieter brauchen eine Betriebskostenabrechnung nur zu akzeptieren, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Danach müssen in die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten regelmäßig folgende Mindestangaben aufgenommen werden:

  • eine Zusammenstellung der Gesamtkosten

  • die Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Verteilerschlüssel

  • die Berechnung des Anteils des Mieters und

  • der Abzug der schon geleisteten Vorauszahlungen des Mieters (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04, NJW 2005 S. 219).

Außerdem muss die Betriebskostenabrechnung so gestaltet sein, dass sie ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter prüfen kann.

Erfüllt die Betriebskostenabrechnung eine der genannten Mindestanforderungen nicht, wird die errechnete Nachzahlung nicht fällig. Folge: Der Mieter braucht die geforderte Nachzahlung nicht zu leisten und darf sogar künftige Vorauszahlungen einstellen, bis der Vermieter korrekt abgerechnet hat.

Allerdings dürfen hier keine überzogenen Anforderungen gestellt werden. So schadet es nicht, wenn der Vermieter einen falschen Umlageschlüssel verwendet hat. Das macht die Abrechnung nicht formell, sondern nur inhaltlich falsch. In diesem Fall darf der Mieter einen Teil der Nachzahlung zurückbehalten.

Auch die Zusammenfassung verschiedener Kosten führt nicht zur formalen Unwirksamkeit, wenn ein erkennbarer innerer Zusammenhang besteht.

  • Haft- und Sachpflichtversicherung (BGH, Urteil vom 16.9.2011, VIII ZR 346/08, DWW 2009 S. 384),

  • Frisch- und Abwasser (BGH, Urteil vom 15.7.2009, VIII ZR 340/08, GE 2009 S. 1469),

Belege müssen nicht mitgeschickt werden

Kopien der Abrechnungsbelege brauchen grundsätzlich nicht beigelegt zu werden (BGH, Urteil vom 8.3.2006, VIII ZR 78/05, NZM 2006 S. 1419). Allerdings hat der Mieter einen Anspruch darauf, die Belege einzusehen.

Allerdings gibt es Ausnahmefälle, in denen Mieter Anspruch auf Übersendung der Belege haben – dann aber gegen entsprechende Kostenerstattung.

Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate

Abgerechnet wird immer ein bestimmter Zeitraum – und zwar genau ein Jahr (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Das ist in der Regel das Kalenderjahr vom 1.1. bis zum 31.12. Bei Heizkosten wird oft ein anderer Zeitraum gewählt (z.B. vom 1.8. bis zum 31.7. des Folgejahres).

Deshalb können Vermieter auch für die allgemeinen Betriebskosten einen Abrechnungszeitraum wählen, der mit dem der Heizkostenabrechnung identisch ist.

Achtung: Überschreitet der Abrechnungszeitraum in der Betriebskostenabrechnung die 12-Monats-Grenze, kann der Mieter die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß zurückweisen. Dem Vermieter bleibt dann nichts anderes übrig, als die Abrechnung neu zu erstellen, indem er ihr jetzt einen 12-monatigen Abrechnungszeitraum zugrunde legt.

Den bisher berücksichtigten Abrechnungszeitraum vom 1.1. bis 31.12. möchte der Vermieter ausnahmsweise um drei Monate verlängern, um auch den bis Ende März des Folgejahres von den Stadtwerken berechneten Wasserverbrauch mit einbeziehen zu können. Das darf er nicht!

Tipp

Dies lässt sich nur durch eine entsprechende Vereinbarung der Parteien vermeiden, wie es insbesondere bei einer Umstellung auf eine kalendermäßige Abrechnung sinnvoll ist (BGH, Urteil vom 27.7.2011, VIII ZR 316/10, NZM 2011 S. 624).

Eine Verkürzung des Abrechnungszeitraums ist hingegen auch ohne Zustimmung des Mieters in seltenen Ausnahmefällen möglich – aber auch nur einmal (LG Berlin, Urteil vom 29.8.2002, 67 S 505/01, GE 2002 S. 1627)!

Das neu erbaute Mehrfamilienhaus wird von den Mietern zum 1. Mai bezogen. Da der Vermieter jeweils nach Kalenderjahr abrechnen möchte, bezieht sich der erste Abrechnungszeitraum zwangsläufig auf die acht Monate von Mai bis Dezember.

Allgemeine Betriebskosten dürfen nach dem sogenannten Abflussprinzip abgerechnet werden

In der Regel ist es für alle Beteiligten sinnvoll, weil einfacher und gerechter, die Betriebskosten nach dem sogenannten Abflussprinzip abzurechnen. Deshalb hat der Bundesgerichtshof diese Vorgehensweise ausdrücklich für rechtens erklärt (BGH, Urteil vom 20.8.2008, VIII ZR 49/07, GE 2008 S. 471).

Abflussprinzip heißt, es dürfen alle Kosten in Rechnung gestellt werden, die im entsprechenden Abrechnungszeitraum vom Vermieter tatsächlich gezahlt worden sind. Hat etwa eine Hausmeisterfirma die Rechnung für den Monat Dezember erst im folgenden Januar gestellt, darf diese Kostenposition erst im kommenden Jahr in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

BetriebskostenabrechnungLeistungsprinzip Beachten Sie aber: Bei der Heizkostenabrechnung sieht es anders aus. Hier muss nach dem sogenannten Leistungsprinzip abgerechnet werden (BGH, Urteil vom 1.2.2011, VIII ZR 156/11 ). Damit wird verhindert, dass der Vermieter der Einfachheit halber nur die Abschlagszahlungen eines Versorgungsunternehmens abrechnet, ohne den konkreten Verbrauch des Mieters zu berücksichtigen, auf den es aber ankommt.

Wirtschaftlichkeitsgebot beachten

Vermieter dürfen ihren Mietern nicht unnötig in die Tasche greifen, sondern müssen sparsam wirtschaften. Denn bei der Höhe der umlegbaren Betriebskosten ist das Wirtschaftlichkeitsgebot zu beachten.

Das heißt, sie müssen bei allen Kosten ein vertretbares Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge behalten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 BGB; OLG Brandenburg, Urteil vom 4.7.2007, 3 U 38/07, WM 2007 S. 510). Halten sie sich nicht daran, müssen sie damit rechnen, dass der Mieter die Kosten kürzt.

Lässt der Vermieter das Treppenhaus mehr als einmal pro Woche reinigen, ist das zu viel des Guten. Der Mieter darf die Betriebskosten hierfür wegen Verstoßes gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot kürzen (AG Regensburg, Urteil vom 9.2.2004, 11 C 3715/03, WM 2006 S. 110).

Auch bei den Versicherungsprämien wird ein Mieter kritisch hinschauen. Wenn diese im Vergleich zu den sonst üblichen Anbietern erheblich zu hoch sind, darf er hier auf Durchschnittswerte bestehen. Aber nur dann. Es kann dagegen nicht verlangt werden, dass sein Vermieter bei den verschiedenen Kostenarten jeweils aufwendige Marktforschung betreibt oder gar ständig den Energieversorger wechselt.

3.2. Abrechnungsfrist unbedingt beachten!

Nur zwölf Monate haben Vermieter Zeit

Hierbei handelt es sich um eine strikte Ausschlussfrist (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB), die dafür sorgen soll, dass Rechtsklarheit zwischen Mieter und Vermieter herrscht – jedenfalls für vermieteten Wohnraum.

Endet der Abrechnungszeitraum am 31.12. eines Jahres, muss die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31.12. des Folgejahrs beim Mieter eingegangen sein. Nach Ablauf dieser Frist haben Vermieter keinen Anspruch mehr auf eine eventuell fällige Nachzahlung.

Haben die Parteien für die allgemeine Betriebskostenabrechnung und die Heizkostenabrechnung unterschiedliche Abrechnungszeiträume vereinbart, ist die Frist für die allgemeinen Betriebskosten entscheidend. Das heißt, die Frist für die Heizkostenabrechnung ist dann auch erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes für die allgemeinen Betriebskosten abgelaufen (BGH, Urteil vom 30.4.2008, VIII ZR 240/07, WM 2008 S. 404).

Der Vermieter rechnet im September 2012 über die allgemeinen Betriebskosten des Jahres 2011 und die Heizkosten der Abrechnungsperiode 2010/2011 ab. Die Mieter verweigern die Nachzahlung aus der Heizkostenabrechnung, weil diese nach ihrer Meinung zu spät erfolgt sei. Denn wegen des hierfür zugrunde liegenden Abrechnungszeitraums vom 1.8.2010 bis 31.7.2011 sei die 12-monatige Abrechnungsfrist bereits abgelaufen. Damit liegen sie jedoch nicht richtig, weil hier die Frist entsprechend der Abrechnungsperiode der allgemeinen Betriebskosten erst am 1.1.2013 abgelaufen ist.

Ansonsten gilt, dass der Fristablauf stets zulasten des Vermieters geht – nicht nur, wenn er eine formal falsche oder gar keine Abrechnung im vorgeschriebenen Zeitraum erstellt. Auch bei inhaltlichen Fehlern, zum Beispiel zu Unrecht eingestellten Kosten oder Rechenfehlern, darf er zwar nachbessern, aber nur binnen der Jahresfrist.

Der Vermieter hat vergessen, die Rechnung des Gärtners in der Abrechnung zu berücksichtigen. Die Jahresfrist ist aber schon abgelaufen, als ihm das auffällt. Er hat somit keinen Anspruch darauf, vom Mieter noch einen Nachschlag zu verlangen. Hätte er dagegen noch innerhalb der Jahresfrist nachgebessert, hätte der Mieter nachzahlen müssen.

Hat der Vermieter die Verspätung nicht verschuldet, weil er zum Beispiel die erforderlichen Abrechnungen und Bescheide selbst zu spät erhalten hat oder krank war, muss er die 12-monatige Frist nicht einhalten. Dann reicht es, wenn er so bald wie möglich abrechnet. Die Rechtsprechung gibt ihm dafür drei Monate nach Wegfall des Hindernisses Zeit (BGH, Urteil vom 5.7.2006, VIII ZR 220/05, NZM 2006 S. 740).

Sonderfall Grundsteuer: Da die Kommunen die Grundsteuer oft rückwirkend für mehrere Jahre erhöhen, können Vermieter diese oft beim besten Willen nicht rechtzeitig in die Betriebskostenabrechnung hereinnehmen. Das ist deshalb unschädlich, selbst wenn die Verjährungsfrist abgelaufen ist. Denn die Verjährung setzt erst ein, wenn dem Vermieter die konkreten Kosten bekannt sind (BGH, Urteil vom 12.12.2012, VIII ZR 264/12, GE 2013 S. 202).

Gar nicht abrechnen geht gar nicht

Abrechnen muss der Vermieter auf alle Fälle. Das ist ein einklagbarer Anspruch des Mieters. Hält er sich nicht daran, darf der Mieter die Vorauszahlungen so lange einstellen, bis die Abrechnung vorliegt. Dieses Zurückbehaltungsrecht dient dazu, Druck auf den Vermieter auszuüben. Bereits geleistete Vorauszahlungen kann der Mieter allerdings nicht zurückfordern.

Auf den Zugang kommt es an

Die Abrechnungsfrist einhalten heißt, dass die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten zugegangen ist (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Die Beweislast dafür, dass der Mieter die Abrechnung tatsächlich rechtzeitig im Briefkasten hatte, trägt der Vermieter. Es reicht deshalb nicht, dass er sein Abrechnungsschreiben rechtzeitig zur Post bringt.

Selbst wenn auf dem Postweg für ihn unerwartete und nicht vorhersehbare Verzögerungen oder Postverluste aufgetreten sind und er hierdurch die Frist versäumt hat, nützt ihm dies nichts. Denn die üblichen Postlaufzeiten fallen in den Risikobereich des Vermieters (BGH, Urteil vom 21.1.2009, VII ZR 107/08, WM 2009 S. 236).

Fällt der letzte Tag der Abrechnungsfrist auf einen Sonntag, reicht es völlig, wenn die Abrechnung am nachfolgenden nächsten Werktag beim Mieter ist. Das Gleiche gilt, wenn der letzte Tag der Frist nur am Wohnort des Mieters ein anerkannter Feiertag ist.

Wichtig: Für vermieteten Gewerberaum gilt die strenge Ausschlussfrist nicht. Hier gilt, was die Parteien vertraglich vereinbart haben (BGH, Urteil vom 27.1.2010, XII ZR 22/07, GE 2010 S. 406).

3.3. Der Umlageschlüssel muss stimmen

Den Umlageschlüssel am besten gleich bei Vertragsabschluss bestimmen

Wie die Betriebskosten auf die Mieter verteilt werden, hängt davon ab, was dazu vertraglich vereinbart wurde.

Vermieter können im Vertrag festlegen, dass sie sämtliche Betriebskosten nach Wohnfläche umlegen. Sie können aber auch die Umlage nach Personenzahl, nach Verbrauch, Miteigentumsanteilen (bei Wohnungseigentum), Kubikmeter umbauten Raums oder nach Wohneinheiten bestimmen.

Es muss auch kein einheitlicher Umlageschlüssel für die verschiedenen Betriebskostenarten bestimmt werden. So ist es zum Beispiel naheliegend, die Kabelanschlussgebühren nach Wohneinheiten umzulegen, die Müllabfuhrgebühren dagegen nach Personenanzahl oder Wohnungsgröße.

Auf jeden Fall muss der jeweils verwendete Umlageschlüssel in der Abrechnung aufgeführt werden. Ein paar Grundsätze müssen dabei beherzigt werden. Denn wenn der angewendete Umlageschlüssel nicht mit dem bei der Abrechnung verwendeten übereinstimmt, darf der Mieter die Nachzahlung mit der Begründung mangelnder Fälligkeit verweigern.

Bei verbrauchsabhängigen Kosten haben Vermieter die Möglichkeit, den Verteilerschlüssel für die Zukunft abzuändern, wenn sie zum Beispiel nachträglich Wasseruhren haben einbauen lassen.

Achtung: In diesem Fall müssen die Mieter allerdings unbedingt vor Beginn des Abrechnungszeitraumes über die Änderung des Umlageschlüssels informiert werden, wie es § 556 a Abs. 2 Satz 2 BGB verlangt. Für die entsprechende Erklärung reicht die Textform des § 126 b BGB aus, sodass die Benachrichtigung per E-Mail oder Fax ausreicht.

Wurde für bestimmte Betriebskosten mietvertraglich die Umlage nach Personenzahl vereinbart, ist die tatsächliche Belegung der Wohnung entscheidend.

Ein Ehepaar wohnt seit einigen Jahren in einer Mietwohnung. Als die Ehe ihrer Tochter scheitert, zieht diese wieder zu ihren Eltern. Jetzt wohnen drei Erwachsene in der Wohnung. Der Verteilerschlüssel muss dementsprechend angepasst werden.

Wichtig: Wird eine Eigentumswohnung vermietet, braucht der Vermieter die darauf entfallende Grundsteuer nicht nach dem vereinbarten Umlageschlüssel zu verteilen. In diesem Fall darf er den gesamten Betrag auf den Mieter übertragen – immer vorausgesetzt, er hat die Umlage der Grundsteuer vertraglich von Anfang an vereinbart (BGH, Urteil vom 17.4.2013, VIII ZR 252/12, GE 2013 S. 680).

Im Mietvertrag für die Eigentumswohnung wurde zwar die Umlage der Grundsteuer vereinbart, jedoch vergessen, ausdrücklich klarzustellen, dass die Grundsteuer nicht anteilig nach Wohnfläche umgelegt werden soll, sondern in voller Höhe nach dem im Grundsteuerbescheid erhobenen Betrag. Nach der Auffassung des Bundesgerichtshofs kann sich der Mieter entgegen einer früheren Entscheidung des BGH nicht mehr darauf berufen, dass die Grundsteuer entsprechend des vertraglich vereinbarten Umlageschlüssels umzulegen ist.

Wenn kein bestimmter Umlageschlüssel vereinbart wurde

Sieht der Mietvertrag keinen besonderen Umlageschlüssel vor, werden die Betriebskosten nach der Wohnfläche umgelegt (§ 556 a Abs. 1 Satz 1 BGB). Ausnahme: Es ist gesetzlich etwas anderes vorgeschrieben, wie es etwa bei den verbrauchsabhängigen Kosten der Fall ist (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).

  • BetriebskostenabrechnungWasseruhr Ist eine Wohnung mit einer Wasseruhr ausgestattet, muss der Vermieter den Wasser- und Abwasserverbrauch entsprechend dem Zählerstand abrechnen. Allerdings hat er die Wahl: Er darf entweder die gesamten Wasserkosten nach dem abgelesenen Verbrauch umlegen.

    Er kann aber auch nur einen Teil der Kosten (z.B. 20 %) nach einem festen Umlagemaßstab (z.B. Quadratmeter Wohnfläche) und den übrigen Teil (z.B. 80 %) nach dem abgelesenen Verbrauch umlegen.

  • Oder es werden bestimmte Kostenarten (z.B. die Zählermiete und die Grundgebühr) nach einem festen Maßstab (z.B. Anzahl der Wohnungen) und der eigentliche Verbrauch nach Zähleranzeige umgelegt.

Wenn in der Gemeinde für die Müllabfuhr ein Erfassungssystem (z.B. Scanner) verwendet wird, mit dem die bei jeder Mietpartei anfallende Müllmenge konkret ermittelt werden kann, muss entsprechend abgerechnet werden.

Aufgepasst bei einem Mieterwechsel

Zieht ein Mieter aus, kann er nach allgemeiner Auffassung für die Kosten, die nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden (z.B. Wasser, Abwasser), eine Zwischenablesung verlangen.

Hat der Vermieter aperiodisch anfallende Betriebskosten auf mehrere Jahre verteilt, muss er dem ausziehenden Mieter den insofern gestundeten Restbetrag berechnen. Denn es ist nicht zulässig, dem neuen Mieter die Restkosten anzulasten.

Da die Wasserzähler nach der Eichordnung alle sechs Jahre geeicht werden müssen, legt der Vermieter von den Eichkosten, die im Jahre 2012 entstanden sind, jährlich jeweils 1/6 der Kosten auf die Mieter um. Als einer der Mieter 2013 auszieht, darf er ihn bei der Endabrechnung mit dem noch nicht verrechneten Restanteil von 5/6 belasten.

Problemfall Leerstand

Steht eine Wohnung leer, liegt es für Vermieter nahe, die laufenden Kosten, die auch eine ungenutzte Wohnung mit sich bringt, auf die anderen Mieter zu verteilen. Das ist aber unzulässig. Diese Kosten müssen sie vielmehr selbst tragen (BGH, Urteil vom 31.5.2006, VIII ZR 159/05, WM 2006 S. 440). Für die Betriebskostenabrechnung folgt daraus:

  • Ist zum Beispiel der Flächenanteil als Verteilerschlüssel vereinbart, müssen auch die vom Leerstand betroffenen Wohnungen bei der Gesamtwohnfläche mit angegeben werden.

  • Werden laut Mietvertrag die Betriebskosten nach Personenzahl verteilt, muss für die unvermietete Wohnung von einer durchschnittlichen Belegung der vermieteten Wohnungen ausgegangen werden.

  • Wird die Grundgebühr bei den Wasserkosten ebenfalls nach abgelesenem Verbrauch auf die Mieter verteilt, muss der Vermieter die für die leer stehende Wohnung entfallenden Fixkosten tragen, sofern Dauer und Umfang des Leerstandes erheblich sind (BGH, Urteil vom 6.10.2010, VIII ZR 183/09, GE 2010 S. 1615).

Wenn die vertraglich vereinbarte Wohnfläche nicht stimmt

Oft stellt sich erst im Laufe des Mietverhältnisses heraus, dass die zugrunde gelegte Wohnfläche nicht richtig berechnet ist. In diesem Fall kann der Mieter, soweit die Kosten nach der Wohnfläche ermittelt werden, diese entsprechend der tatsächlichen Quadratmeterzahl kürzen.

Allerdings gehen die Gerichte zurzeit noch davon aus, dass eine Abweichung der vereinbarten von der tatsächlichen Wohnfläche nur dann eine Rolle spielt, wenn diese mehr als 10 Prozent ausmacht (BGH, Urteil vom 31.10.2007, VIII ZR 261/06, NZM 2008 S. 35).

Erst dann darf der Mieter anfangen, seinen Anteil an den nach Wohnfläche berechneten Betriebskosten zu kürzen. Das heißt, er darf ab dieser Schmerzgrenze alle nach Wohnfläche berechneten Positionen entsprechend der tatsächlichen Quadratmeterzahl kürzen.

Laut Mietvertrag beträgt die Wohnfläche ca. 100 Quadratmeter. Der Vermieter hat diese Zahl den Bauunterlagen zu dem Haus entnommen. Der Mieter lässt die Wohnfläche exakt vermessen. Dabei stellt sich heraus, dass der großzügige Balkon mit 24 Quadratmeter voll als Wohnfläche zugrunde gelegt worden ist, obwohl er hier nur zur Hälfte der Fläche angesetzt werden durfte. Die tatsächlich anrechenbare Wohnfläche reduziert sich dadurch um 12 Quadratmeter. Der Mieter darf deshalb hier die nach Wohnfläche umgelegten Betriebskosten um 12 Prozent kürzen.

Ist die gemietete Wohnfläche mehr als 10 Prozent kleiner als im Mietvertrag vereinbart, steht dem Mieter ein Rückzahlungsanspruch hinsichtlich der überzahlten Beträge zu. Sein Anspruch verjährt allerdings nach Ablauf von drei Jahren.

3.4. Geleistete Vorauszahlungen sind abzuziehen

Die geleisteten Vorauszahlungen gehören in die Abrechnung. Das ist schon aus Gründen der Übersichtlichkeit wichtig. Sind sie nicht ausdrücklich aufgeführt, wird dadurch die Abrechnung nicht gleich falsch, solange sie rechnerisch erkennbar berücksichtigt wurden. In der Regel wissen die Mieter, was sie Monat für Monat an Vorauszahlungen geleistet haben, sodass sich dieser Mangel nicht ernsthaft auswirkt. Ein Mieter, der deswegen eine fällige Nachzahlung verweigert, begibt sich auf gefährliches Terrain.

3.5. Mit Betriebskosten Steuern sparen

Auch Mieter sind Steuerzahler. Deshalb kann er Steuern sparen, wenn er mittels der Betriebskostenabrechnung dem Finanzamt nachweisen kann, wie er sich finanziell an den Kosten für Hilfen in Haus und Garten sowie Handwerkerleistungen, den sogenannten haushaltsnahen Hilfen (§ 35a EStG), beteiligt hat.

Die hierfür infrage kommenden Betriebskosten sind zum Beispiel:

  • die Kosten für die Hof-, Gehweg- und Straßenreinigung – jedoch nur für den auf das Privatgelände entfallenden Anteil

  • die Kosten für die Glas- und Gebäudereinigung

  • die Kosten für die Gartenpflege

  • die Kosten für den Hausmeister

  • die Kosten für den Schornsteinfeger

  • die Kosten für die Heizungswartung

Diese Kosten kann er nachweisen, indem diese schon aus der Betriebskostenabrechnung hervorgehen oder sie dem Mieter getrennt bescheinigt werden. Einen Anspruch hat er auf alle Fälle darauf, dass ihm die Kosten nachgewiesen werden.

Tipp

Weisen Sie als Vermieter bereits in Ihrer Betriebskostenabrechnung jedes Arbeitsverhältnis und jede einzelne Rechnung gesondert aus, für die eventuell die Steuerbegünstigung infrage kommt. So ersparen Sie es sich, auf Anforderung Ihrer Mieter entsprechende Bescheinigungen ausstellen zu müssen. Bei Handwerkerleistungen und sonstigen Dienstleistungen geben Sie die Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten separat an. Die Kosten müssen in der Rechnung ohnehin gesondert ausgewiesen sein. So kann der Mieter selbst entscheiden, für welche Kosten er die Steuerbegünstigung beantragen will.

IV. Wenn unter anderem Gewerberaum vermietet ist

4.1. Wann eine getrennte Abrechnung erforderlich ist

Werden in einer Abrechnungseinheit nicht nur Wohnungen, sondern auch Gewerbeflächen vermietet, kann sich das im Einzelfall auf die Höhe der einzelnen Betriebskosten auswirken. So fallen beispielsweise bei einem Friseurladen üblicherweise erhöhte Be- und Entwässerungskosten an.

In solchen Fällen müssen die betreffenden Betriebskosten getrennt berechnet und ein entsprechender Vorwegabzug vorgenommen werden. So wird vermieden, dass Wohnraummieter an den gewerberaumspezifischen Kostenerhöhungen beteiligt werden. Allerdings muss die Trennung nur bei erheblichen Kostenunterschieden erfolgen (BGH, Urteil vom 8.3.2006, VIII ZR 78/05, WM 2006 S. 200).

In dem oben zitierten Fall ging es um ein Gebäude mit fünf Gewerbeeinheiten – unter anderem ein Jobcenter und ein Internetcafé. Dadurch entstanden nach Ansicht des Bundesgerichtshofs keine erheblichen Mehrbelastungen für die Wohnungsmieter. Ein Vorwegabzug war deshalb nicht erforderlich.

Wann die gewerblich bedingten Betriebskosten im konkreten Fall als erheblich anzusehen sind, hat der Bundesgerichtshof bisher noch nicht geklärt. Deshalb wird teilweise die Meinung vertreten, dass eine Mehrbelastung noch unerheblich ist, wenn sie unter 10 % liegt.

Weitaus niedriger hat das Landgericht Aachen die Bemessungsgrenze angesetzt. Danach sind die durch Gewerbeeinheiten verursachten Mehrkosten als nicht unerheblich anzusehen, wenn diese 3 % der Gesamtkosten übersteigen (LG Aachen, Urteil vom 11.8.2006, 5 S 68/06, WM 2006 S. 615).

4.2. Die problematischen Kostenarten

Es gibt Kostenarten, bei denen es Ärger mit den Wohnraummietern geben kann, sofern diese einheitlich abgerechnet werden. Dazu zählen insbesondere:

Grundsteuer

Die Kommunen erheben unterschiedliche Steuersätze für gewerbliche Nutzung bzw. Nutzung als Wohnraum. Dabei ist die Grundsteuer für die gewerbliche Nutzung in der Regel erheblich höher als bei Wohnraumnutzung. Bei der Betriebskostenabrechnung für gemischt genutzte Mietgrundstücke muss dies deshalb zum Beispiel durch den oben beschriebenen Vorwegabzug voll berücksichtigt werden.

Versicherungen

Für die Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung gilt Entsprechendes wie für die Grundsteuer. Denn die gewerbliche Nutzung bringt oft ein höheres Versicherungsrisiko mit sich und ist deshalb teurer. Auch hier kommt ein Vorwegabzug der entsprechenden Kostenbeträge infrage.

Müllkosten

Diese Kosten dürfen in vielen Fällen nicht einheitlich abgerechnet werden (LG Berlin, Urteil vom 4.2.2002, 67 S 185/01, GE 2002 S. 736). In dem entschiedenen Fall hätte eine Kostentrennung durch Vorwegabzug der durch den Betrieb des Schnellimbisses entstandenen Müllkosten erfolgen müssen.

V. Betriebskosten abgerechnet – was dann?

5.1. Misstrauische Mieter dürfen Einsicht nehmen

Was nützt dem Mieter die schönste Abrechnung, wenn er sie nicht prüfen kann? Deshalb ist der Vermieter verpflichtet, seinem Mieter Einblick in die Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Andernfalls braucht der Mieter eine errechnete Nachzahlung nicht zu leisten.

Schon geleistete Vorauszahlungen kann er deswegen aber nicht zurückverlangen. In solch einem Fall kann er lediglich die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten (BGH, Urteil vom 22.6.2010, VIII ZR 288/09, NZM 2010 S. 857).

Einsicht normalerweise nur vor Ort

Belegeinsicht heißt aber nicht, dass der Mieter Anspruch darauf hat, alle Belege in Kopie zugeschickt zu bekommen. Der Mieter muss vielmehr beim Vermieter vorstellig werden, um dann vor Ort Einsicht zu nehmen.

Es reicht, wenn der Vermieter dem Mieter die Belege einfach hinlegt und ihn sich selbst überlässt (LG Berlin, Urteil vom 28.9.2006, 67 S 225/06, NJW-RR 2007 S. 804).

Tipp

Besser ist es aber, wenn Sie als Vermieter sich die Zeit nehmen, Unklarheiten gleich abzuklären. Denn dazu dient das Belegeinsichtsrecht vor allen Dingen.

Der Mieter darf sich von den Belegen Kopien machen. Besteht dagegen keine Kopiermöglichkeit, ist es ihm zuzumuten, die Belege mit Handy oder Kamera abzufotografieren (AG Charlottenburg, Urteil vom 6.8.2010, 216 C 111/10, GE 2010 S. 1205) oder mit einem Handscanner einzuscannen (AG München, Urteil vom 21.9.2009, 412 C 34593/08, WM 2010 S. 567).

Übersendung der Belege nur im Ausnahmefall

Die Belegeinsicht ist nicht immer ganz einfach, wenn die Einsichtnahme nur vom Mietobjekt weit entfernt erfolgen kann oder der Mieter aus gesundheitlichen Gründen nicht dorthin gelangen kann. In diesem Fall ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter die Unterlagen am Ort der Wohnung zur Einsicht vorzulegen.

Das heißt, immer wenn es dem Mieter nicht zugemutet werden kann, den Vermieter zur Belegeinsicht aufzusuchen, muss dieser ihm die Unterlagen anderweitig zukommen lassen (BGH, Urteil vom 19.1.2010, VIII ZR 83/09, WM 2010 S. 296).

Tipp

Möchten Sie als Vermieter sich das ersparen, übersenden Sie die erforderlichen Unterlagen und Belege in Kopie. Die Kosten dafür muss aber der Mieter tragen. Mieter müssen 0,25 € pro Blatt zahlen (z.B. LG Hamburg, Urteil vom 8.2.2000, 316 S 168/99, WM 2000 S. 197).

Wenn die Anzahl der Kopien hoch ist, werden Sie kostenmäßig nicht in Vorlage treten wollen. Machen Sie die Übersendung der Belegkopien davon abhängig, dass Ihr Mieter für Ihre Auslagen einen Vorschuss zahlt. Das ist zulässig (LG Leipzig, Urteil vom 17.3.2005, 12 S 7349/04, ZMR 2006 S. 288).

Nimmt Ihr Mieter das Angebot auf Übersendung der Belegkopien gegen Kostenerstattung nicht wahr, dürfen Sie ihn so behandeln, als habe er Einsicht in die Belege gehabt.

5.2. Wenn es nichts auszusetzen gibt, muss der Mieter zahlen

War die Abrechnung korrekt, gibt es keinen Grund, die errechnete Nachzahlung nicht zu begleichen. Sie wird sofort fällig, gezahlt werden muss trotzdem nicht sofort.

Manche Mieter meinen aber, mit der Nachzahlung ein Jahr warten zu können, weil sie irgendwann mal etwas von einer 12-monatigen Frist gehört haben wollen. Das ist ein Irrtum!

Wurde im Mietvertrag eine Zahlungsfrist vereinbart oder eine bestimmte Frist in die Abrechnung hineingeschrieben, gelten diese – immer vorausgesetzt, sie sind angemessen. Der Mieter muss Gelegenheit haben, die Abrechnung zu überprüfen. Eine Frist von 30 Tagen ist deshalb angemessen (LG Frankfurt / Main, Urteil vom 27.2.1990, 13 O 474/89, WM 1990 S. 271).

Achtung: Die Fälligkeit ist wichtig für den Beginn der 3-jährigen Verjährungsfrist des Nachzahlungsanspruchs. Diese beginnt zum Schluss des Jahres, in dem die Forderung fällig geworden ist.

5.3. Wenn der Mieter die Abrechnung inhaltlich beanstandet

Abrechnungsfehler sind rechtzeitig zu reklamieren

Hat der Mieter festgestellt, dass die Abrechnung zum Beispiel wegen eines Rechenfehlers oder aus sonstigen Gründen (z.B. falscher Umlageschlüssel) nicht in Ordnung war, ist er im Zugzwang. Er muss seine Bedenken binnen zwölf Monaten nach dem Erhalt der Abrechnung vorbringen. Diese Frist ist, genauso wie die Abrechnungsfrist, eine strikte Ausschlussfrist.

Danach geht nichts mehr (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Betriebskostenabrechnung wird spätestens dann in voller Höhe fällig, selbst wenn sie fehlerhaft ist. Ausnahme: Der Mieter kann sich überzeugend entschuldigen, weil er zum Beispiel längere Zeit krank war oder der Vermieter ihm keine Möglichkeit gegeben hat, die Abrechnungsbelege einzusehen.

Reklamationen ins Blaue hinein sind nicht ausreichend

Es reicht aber nicht, auch nicht für die Fristwahrung, wenn der Mieter behauptet, die Abrechnung sei falsch, weil viel zu hoch. Die Reklamation muss schon Hand und Fuß haben. Selbst der Hinweis auf die niedrigeren Betriebskosten der Hausmitbewohner reicht nicht.

Der Mieter beanstandet, dass die übrigen Mieter viel weniger Müllgebühren zu zahlen haben. Damit würde er nicht gehört. Anders ist es, wenn er nachweisen kann, dass für das Müllaufkommen des Hauses eine weitaus geringere Zahl von Mülltonnen ausreichen würde.

Dasselbe gilt, wenn der Mieter die Höhe seiner Betriebskosten mit dem allgemeinen Betriebskostenspiegel vergleicht, den der Deutsche Mieterbund herausgegeben hat (BGH, Urteil vom 6.7.2011, VIII ZR 340/10, NZM 2011 S. 705). Auch hier reicht es nicht, wenn der Mieter sonst nichts vorzubringen hat, als dass der Vermieter offensichtlich unwirtschaftlich handelt.

Wie lange der Vermieter nachbessern darf

Stellt sich heraus, dass der Mieter mit seiner Reklamation recht hatte, darf der Vermieter nachbessern – allerdings nur während der 12-monatigen Abrechnungsfrist.

Der Vermieter hat einen falschen Verteilerschlüssel zugrunde gelegt, weil er die Treppenhausreinigung, anders als im Vertrag vereinbart, nicht nach Wohneinheiten, sondern nach der Wohnfläche verteilt hat. Bessert er infolge einer Mieterreklamation noch binnen eines Jahres nach Ablauf der Abrechnungsperiode nach, muss der Mieter entsprechend der korrigierten Abrechnung die neu ermittelte Nachzahlung leisten.

Bessert der Vermieter nicht nach, darf der Mieter aktiv werden. Das heißt, er kann nicht nur eine zu hohe Nachforderung entsprechend seiner Berechnung reduzieren, sondern auch die Vorauszahlungen auf der Grundlage des neuen Abrechnungsergebnisses anpassen (BGH, Urteil vom 6.2.2013, VIII ZR 184/12, NZM 2013 S. 357).

Vorauszahlungen anpassen

Der Vermieter passt an

Waren die Vorauszahlungen eindeutig zu niedrig, müssen sie angepasst werden. Das geschieht am besten, indem mit oder möglichst zeitnah nach der Abrechnung dem Mieter schriftlich (per Textform, also z.B. E-Mail oder Fax) die Erhöhung entsprechend den tatsächlich angefallenen Kosten mitgeteilt wird (§ 560 Abs. 4 BGB).

Aus der letzten Betriebskostenabrechnung ergibt sich ein Nachzahlungsbetrag in Höhe von 336,00 €. 1/12 davon entspricht 28,00 €. Deswegen dürfen die Vorauszahlungen auf monatlich 28,00 € angepasst werden.

Wichtig: Ein abstrakter Sicherheitszuschlag von 10 Prozent und mehr nach dem Motto Alles wird doch teurer darf nicht einkalkuliert werden (BGH, Urteil vom 28.9.2011, VIII ZR 294/10, WM 2011 S. 686).

Zur Erhöhung der Vorauszahlungen ist auch ein Vermieter berechtigt, der über die Betriebskosten erst nach Ablauf der 12-monatigen Ausschlussfrist abgerechnet hat. Auch wenn er keine Nachzahlung mehr verlangen kann, gilt dies nicht für die Erhöhung der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 16.6.2010, VIII ZR 258/09, GE 2010 S. 1051).

Allerdings setzt wirksames Erhöhungsverlangen eine inhaltlich korrekte Abrechnung voraus (z.B. müssen die Zahlen stimmen); eine bloß formell richtige Abrechnung reicht nicht (BGH, Urteil vom 15.5.2012, VIII ZR 245/11 und VIII 246/11, NJW 2012 S. 2186).

War die Abrechnung aber korrekt und zahlt der Mieter trotzdem nicht den höheren Vorauszahlungsbetrag, braucht der Vermieter nicht erst auf Zahlung zu verklagen. Er darf ihm in solch einem Fall gemäß § 543 Abs. 2 Nr. 3 b BGB fristlos kündigen, wenn ein Rückstand entstanden ist, der die Miete von zwei Monaten erreicht (BGH, Urteil vom 18.7.2012, VIII ZR 1/11, GE 2012 S. 1162).

Der Mieter passt an

Auch der Mieter hat das Recht zur Anpassung (§ 560 Abs. 4 BGB). Er kann verlangen, dass die vereinbarten Vorauszahlungen gesenkt werden, wenn sie sich als zu hoch erweisen. Hierzu braucht er nicht die Zustimmung des Vermieters abzuwarten.

Es reicht, wenn er die Herabsetzung schriftlich mitteilt und die Kürzung selbst vornimmt. Dazu ist er jedenfalls berechtigt, wenn er inhaltliche Fehler der Abrechnung beanstandet und das korrekte Ergebnis selbst errechnet (BGH, Urteil vom 6.2.2013, VIII ZR 184/12, NZM 2013 S. 357).

In beiden Fällen wird der angemessene Betrag am einfachsten ermittelt, indem man anhand der Abrechnung den monatlichen Betrag errechnet.

Kein vollständiges Zahlungsverweigerungsrecht bei einzelnen Berechnungsfehlern

Ergibt sich aus dem ordnungsgemäßen Teil der Abrechnung eine Nachzahlung des Mieters, muss er diese auf jeden Fall zahlen.

Aus der Betriebskostenabrechnung ergibt sich für den Mieter eine Nachzahlung von insgesamt 150,00 €. Allerdings stellt er beim Durchschauen der einzelnen Abrechnungsposten fest, dass ein falscher Umlageschlüssel verwendet wurde.

Deshalb fordert er den Vermieter schriftlich auf, entsprechend nachzubessern. Den für diese Kostenposition angesetzten anteiligen Betrag von 30,00 € zieht er von dem Gesamtnachzahlungsbetrag ab und überweist nur den Differenzbetrag von 120,00 €.

Seine Einwände muss der Mieter ausdrücklich jeweils für die aktuelle Betriebskostenabrechnung vortragen. Es reicht nicht, wenn er in der Vergangenheit schon einmal mit derselben Begründung eine Abrechnung reklamiert hat (BGH, Urteil vom 12.5.2010, VIII ZR 185/09, GE 2010 S. 901).

Zur Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 2011 hatte der Mieter schriftlich die Übernahme der anteiligen Grundsteuer abgelehnt und die Nachforderung entsprechend gekürzt. Bei der Abrechnung für 2012 hatte er einfach nur den entsprechenden Betrag ohne jede Begründung abgezogen. In diesem Fall kann der Vermieter den abgezogenen Betrag einklagen.

Wenn sich ein Guthaben zugunsten des Mieters ergibt

Ergibt sich aus der Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, kann er die Auszahlung sofort verlangen, sobald er die Abrechnung erhalten hat (BGH, Urteil vom 11.11.2004, IX ZR 237/03, NZM 2005 S. 342). Dem Vermieter gesteht die Rechtsprechung in solch einem Fall keine Prüf- bzw. Überlegungsfrist zu.

Sollte der Vermieter – warum auch immer – die Abrechnungsfrist verpasst haben, bleibt er bei einem Guthaben zugunsten des Mieters auf jeden Fall verpflichtet, das Guthaben auszuzahlen.

Stellt er nach Auszahlung des Guthabens aber fest, dass er sich zugunsten des Mieters vertan hat, darf er noch korrigieren und das zu viel ausgezahlte Geld zurückverlangen (BGH, Urteil vom 12.1.2011, VIII ZR 296/09, NZM 2011 S. 242) – immer vorausgesetzt, die Abrechnungsfrist ist noch nicht abgelaufen.

Wann Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung verjähren

Der Nachzahlungsanspruch des Vermieters verjährt innerhalb von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Da die Nachforderung aus einer Abrechnung erst fällig wird, wenn sie zugegangen und formal korrekt ist, ist dieser Zeitpunkt für den Beginn der Verjährungsfrist entscheidend.

Das heißt, die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres an zu laufen, in dem die Abrechnung fällig geworden ist. Auch Rückforderungsansprüche des Mieters verjähren innerhalb von drei Jahren.

Achtung: Vermieter sollten die Verjährungsfrist nicht mit der Ausschlussfrist zur Abrechnung verwechseln. Wird die Ausschlussfrist überschritten, so ist die Betriebskostenabrechnung nicht korrekt erstellt und sie haben gar keinen Anspruch mehr. Verjährung spielt dann keine Rolle mehr. Dasselbe gilt für den Mieter, wenn er die Reklamationsfrist versäumt hat.

VI. Was muss bei einem Mieterwechsel beachtet werden?

Zieht ein Mieter während einer laufenden Abrechnungsperiode aus, muss er zwar nur für die Dauer seiner Mietzeit die Betriebskosten zahlen. Anspruch auf eine gesonderte Abrechnung hat er aber nicht.

Abrechnen muss der Vermieter für ihn erst, wenn er die Jahresabrechnung für alle Mieter erstellt. Die Betriebskosten müssen dann zwischen dem ausgezogenen Mieter und dem Nachmieter anteilig und gerecht umgelegt werden.

Dazu ist bei verbrauchsabhängigen Kosten eine Zwischenablesung unerlässlich. Die Kosten hierfür trägt der ausziehende Mieter nur, wenn darüber eine ausdrückliche Vereinbarung getroffen wurde. Andernfalls bleibt der Vermieter auf diesen Kosten sitzen (BGH, Urteil vom 14.11.2011, VIII ZR 19/07, NZM 2008 S. 123).

Da der Vermieter nicht zur Teilabrechnung verpflichtet ist, darf er sogar bei einer zu erwartenden Nachzahlung des Mieters einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten (BGH, Urteil vom 18.1.2006, VIII ZR 71/05, NZM 2006 S. 343). Denn grundsätzlich sichert die Mietkaution alle Ansprüche des Vermieters aus dem Mietverhältnis und dessen Abwicklung ab. Das gilt auch für Ansprüche, die noch nicht fällig sind.