Alle Jahre wieder – die Betriebskostenabrechnung

Entscheidend ist die Betriebskostenverordnung

So umfasst der Begriff Nebenkosten mehr als das, was der Gesetzgeber mit Betriebskosten erfassen wollte. Zu den Nebenkosten zählen zum Beispiel auch die Kosten für die Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltungskosten.

Gemeint sind zudem Kosten, die dem Mieter für das Wohnen entstehen, ohne dass Vermieter etwas damit zu tun haben, wie zum Beispiel seine Stromkosten oder Kosten für Telefon und Internetanschluss.

Bei den Betriebskosten handelt es sich ausschließlich um die Positionen, die die Betriebskostenverordnung (BetrKV) nennt. Dazu zählen:

• Wasserversorgungskosten

• Kanalgebühren (Entwässerung)

• Fahrstuhlkosten

• Beleuchtung

• Straßenreinigung/Müllabfuhr

• Schornsteinreinigungskosten

• Hausreinigung/Ungezieferbekämpfung

• Gartenpflege

• Hauswaschmaschine (jedoch nicht deren Reparaturkosten!)

• Antenne/Kabelfernsehen

• Hauswart/Hausmeister (jedoch nicht Hausverwalter)

• Sach- und Haftpflichtversicherung

• Grundsteuer

• Sonstige Betriebskosten (z.B. Dachrinnenreinigung oder Wartung der Rauchwarnmelder)

Die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung fallen zwar grundsätzlich auch in die Kategorie Betriebskosten, werden aber in der Regel separat abgerechnet. Meist wird damit ein Abrechnungsunternehmen (z.B. Ista oder Brunata) beauftragt.

Was hier im Einzelnen zu beachten ist, erfahren Sie im Beitrag zu den Heizkosten. Deshalb wird im Folgenden nur von Betriebskosten ohne Heizkosten die Rede sein.

Was sich hinter den umlegbaren Kostenarten verbirgt, ist nicht immer auf Anhieb erkennbar. Über manchen Punkt kann man auch trefflich streiten. Die zahlreichen Gerichtsentscheidungen zu den verschiedenen Kostenarten belegen dies. Deshalb:

Unser Leserservice: Weiterführende Informationen zu den einzelnen Betriebskostenarten finden Sie im Betriebskosten-ABC.

Sonderfall Eigenleistungen

Vermieter dürfen gemäß § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV selbst erbrachte Sach- und Arbeitsleistungen (z.B. Gartenarbeiten, Winterdienst, Treppenhausreinigung) als Betriebskosten umlegen, allerdings ohne Mehrwertsteuer.

Rechnungsgrundlage sind entsprechende Tätigkeitsnachweise sowie der Nettobetrag, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmens, angesetzt werden könnte (BGH, Urteil vom 14.11.2012, VIII ZR 41/12, NZM 2013 S. 120). Es ist auch zulässig, dass Familienangehörige diese Eigenleistung erbringen.

Kostenumlage nur nach vertraglicher Vereinbarung

Solange vertraglich nichts zu den Betriebskosten vereinbart worden ist, muss der Mieter sie nicht extra zahlen, weil sie dann mit in der (Brutto-)Miete enthalten sind.

Nur wenn mit ihm darüber im Mietvertrag eine eindeutige Umlagevereinbarung getroffen wurde, kommen diese Kosten zur (Netto-)Miete hinzu (zuletzt BGH, Urteil vom 2.5.2012, XII ZR 88/10, NZM 2012 S. 608).

Nur solche Kosten, die in der Betriebskostenverordnung namentlich genannt sind, dürfen umgelegt werden. Ausnahme: Es handelt sich um Kosten, die unter den oben genannten Auffangtatbestand der Sonstigen Betriebskosten fallen. Dabei geht es um solche Betriebskosten, die von den Gerichten inzwischen als Betriebskosten anerkannt sind.

• Kosten für die Untersuchung des Trinkwassers auf Legionellen

• Wartungskosten für die Rauchmelder

• Kosten der Dachrinnenreinigung

In der Praxis enthalten die Formularmietverträge der Einfachheit halber eine Aufzählung aller in der Betriebskostenverordnung genannten Betriebskosten entsprechend dieser Verordnung. Darin wird die Umlage durch Ankreuzen der betreffenden Kostenart kenntlich gemacht. Alternativ kann auch die Betriebskostenumlage aller in der Verordnung genannten Kostenarten vereinbart und die Verordnung in der Anlage beigefügt werden.

Unser Leserservice: Welche Kostenarten im Einzelnen dafür in Betracht kommen können, zeigt Ihnen das Betriebskosten-ABC

Nicht umlagefähig sind:

• Reparatur- oder Instandhaltungskosten

• Hausverwalterkosten

• Bankgebühren für das Mietkonto

• Portokosten für die Betriebskostenabrechnung

• Kosten für die Wach- und Schließgesellschaft

• Prozesskosten

• Wartungskosten für die Klingelanlage

• Rechtsschutz-, Mietausfall-, Reparaturkosten- und Umweltschadenversicherung

• Verwaltungskosten; Ausnahme: Geschäftsraummietverhältnisse bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung (BGH, Urteil vom 9.12.2009, XII ZR 109/08, NJW 2010 S. 671)

• Instandhaltungsrücklage in Wohnungseigentumsanlagen

Aufgepasst: Reparaturkosten dürfen zwar grundsätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden, jedoch gibt es für Bagatellschäden eine Ausnahme. Hier dürfen die Kosten dafür auf den Mieter übertragen werden. Erforderlich ist hierfür allerdings eine wirksame Kleinreparaturklausel , wie sie häufig in Formularmietverträgen verwendet wird.

Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen bei den Betriebskosten sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters möglich. Daran ändert sich auch nichts, wenn der Mieter irrtümlich jahrelang Kosten bezahlt hat, deren Umlage nicht vereinbart worden war. In diesem Fall kann er zumindest für die Zukunft die Beteiligung an einer ursprünglich nicht vereinbarten Kostenart ablehnen.

Wurden jahrelang gesetzliche Betriebskosten ohne konkrete Umlagevereinbarung und somit unberechtigterweise abgerechnet, kann der Mieter die Überzahlungen nicht zurückverlangen, wenn er die fehlerhafte Abrechnung nicht bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung beanstandet hat (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist muss nach Auffassung des Bundesgerichtshofs Schluss sein mit Streitigkeiten. Das ergibt sich aus der Befriedungsfunktion dieser Vorschrift (BGH, Urteil vom 10.10.2007, VIII ZR 279/06, WM 2007 S. 694).

Anders sieht es allerdings aus, wenn Vermieter auch über Kosten abgerechnet haben, die nicht in der Betriebskostenverordnung genannt sind – also gar keine echten Betriebskosten sind. Dieses Geld kann der Mieter zurückverlangen, soweit der Anspruch nicht verjährt ist.

Ein Vermieter hatte in den vergangenen drei Jahren stets die Verwaltungskosten als Betriebskosten abgerechnet, der Mieter hatte anstandslos gezahlt. Hier ist der Vermieter zur Rückerstattung der Kosten verpflichtet, da Verwaltungskosten nach der BetriebskostenVO nicht umgelegt werden dürfen.

Es kann aber auch umgekehrt kommen: Sie merken als Vermieter erst nach Jahren, dass Sie bestimmte Betriebskosten trotz eindeutiger Umlagevereinbarung außer Acht gelassen haben. Dann dürfen Sie diese Kosten gleichwohl in Zukunft abrechnen. Für den Mieter entsteht kein Gewohnheitsrecht, dass er diese Kosten nicht zu tragen braucht (BGH, Urteil vom 13.2.2008, VIII ZR 14/06, WM 2008 S. 225).

Betriebskosten, über die der Mieter einen eigenen Versorgungsvertrag abgeschlossen hat

Hat der Mieter einen unmittelbaren Versorgungsvertrag mit einem Strom- oder Wärmelieferanten abgeschlossen, erspart dies dem Vermieter die Abrechnung über die entsprechenden Kosten. Außerdem braucht er finanziell nicht in die Bresche zu springen, wenn der Mieter seine Rechnung nicht pünktlich bezahlt.

Nur Schriftliches zählt

Die Betriebskostenabrechnung muss schriftlich erfolgen. Es reicht allerdings, wenn das Ganze per Kopie, Fax oder E-Mail beim Mieter ankommt (sogenannte Textform gemäß § 126 b BGB). Die Abrechnung braucht in diesem Fall nicht original unterschrieben zu sein.

Bei Ehepaaren oder anderen Mietergemeinschaften reicht es aus, wenn die Abrechnung nur an einen der Mieter geschickt wird. Grund hierfür ist, dass Mieter, die gemeinsam eine Wohnung anmieten, grundsätzlich für die Mietforderungen einschließlich Betriebskosten als Gesamtschuldner haften (BGH, Urteil vom 28.4.2010, VIII ZR 263/09, NZM 2010 S. 577). Danach darf ein Vermieter nach Belieben jeden Mieter ganz oder teilweise in Anspruch nehmen.

Die vier maßgeblichen Kriterien

Mieter brauchen eine Betriebskostenabrechnung nur zu akzeptieren, wenn sie eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält. Danach müssen in die Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten regelmäßig folgende Mindestangaben aufgenommen werden:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten

• die Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Verteilerschlüssel

• die Berechnung des Anteils des Mieters und

• der Abzug der schon geleisteten Vorauszahlungen des Mieters (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04, NJW 2005 S. 219).

Außerdem muss die Betriebskostenabrechnung so gestaltet sein, dass sie ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter prüfen kann.

Erfüllt die Betriebskostenabrechnung eine der genannten Mindestanforderungen nicht, wird die errechnete Nachzahlung nicht fällig. Folge: Der Mieter braucht die geforderte Nachzahlung nicht zu leisten und darf sogar künftige Vorauszahlungen einstellen, bis der Vermieter korrekt abgerechnet hat.

Allerdings dürfen hier keine überzogenen Anforderungen gestellt werden. So schadet es nicht, wenn der Vermieter einen falschen Umlageschlüssel verwendet hat. Das macht die Abrechnung nicht formell, sondern nur inhaltlich falsch. In diesem Fall darf der Mieter einen Teil der Nachzahlung zurückbehalten.

Auch die Zusammenfassung verschiedener Kosten führt nicht zur formalen Unwirksamkeit, wenn ein erkennbarer innerer Zusammenhang besteht.

• Haft- und Sachpflichtversicherung (BGH, Urteil vom 16.9.2011, VIII ZR 346/08, DWW 2009 S. 384),

• Frisch- und Abwasser (BGH, Urteil vom 15.7.2009, VIII ZR 340/08, GE 2009 S. 1469),

Belege müssen nicht mitgeschickt werden

Kopien der Abrechnungsbelege brauchen grundsätzlich nicht beigelegt zu werden (BGH, Urteil vom 8.3.2006, VIII ZR 78/05, NZM 2006 S. 1419). Allerdings hat der Mieter einen Anspruch darauf, die Belege einzusehen.

Allerdings gibt es Ausnahmefälle, in denen Mieter Anspruch auf Übersendung der Belege haben – dann aber gegen entsprechende Kostenerstattung.

Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate

Abgerechnet wird immer ein bestimmter Zeitraum – und zwar genau ein Jahr (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Das ist in der Regel das Kalenderjahr vom 1.1. bis zum 31.12. Bei Heizkosten wird oft ein anderer Zeitraum gewählt (z.B. vom 1.8. bis zum 31.7. des Folgejahres).

Deshalb können Vermieter auch für die allgemeinen Betriebskosten einen Abrechnungszeitraum wählen, der mit dem der Heizkostenabrechnung identisch ist.

Achtung: Überschreitet der Abrechnungszeitraum in der Betriebskostenabrechnung die 12-Monats-Grenze, kann der Mieter die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß zurückweisen. Dem Vermieter bleibt dann nichts anderes übrig, als die Abrechnung neu zu erstellen, indem er ihr jetzt einen 12-monatigen Abrechnungszeitraum zugrunde legt.

Den bisher berücksichtigten Abrechnungszeitraum vom 1.1. bis 31.12. möchte der Vermieter ausnahmsweise um drei Monate verlängern, um auch den bis Ende März des Folgejahres von den Stadtwerken berechneten Wasserverbrauch mit einbeziehen zu können. Das darf er nicht!

Eine Verkürzung des Abrechnungszeitraums ist hingegen auch ohne Zustimmung des Mieters in seltenen Ausnahmefällen möglich – aber auch nur einmal (LG Berlin, Urteil vom 29.8.2002, 67 S 505/01, GE 2002 S. 1627)!

Das neu erbaute Mehrfamilienhaus wird von den Mietern zum 1. Mai bezogen. Da der Vermieter jeweils nach Kalenderjahr abrechnen möchte, bezieht sich der erste Abrechnungszeitraum zwangsläufig auf die acht Monate von Mai bis Dezember.

Allgemeine Betriebskosten dürfen nach dem sogenannten Abflussprinzip abgerechnet werden

In der Regel ist es für alle Beteiligten sinnvoll, weil einfacher und gerechter, die Betriebskosten nach dem sogenannten Abflussprinzip abzurechnen. Deshalb hat der Bundesgerichtshof diese Vorgehensweise ausdrücklich für rechtens erklärt (BGH, Urteil vom 20.8.2008, VIII ZR 49/07, GE 2008 S. 471).

Abflussprinzip heißt, es dürfen alle Kosten in Rechnung gestellt werden, die im entsprechenden Abrechnungszeitraum vom Vermieter tatsächlich gezahlt worden sind. Hat etwa eine Hausmeisterfirma die Rechnung für den Monat Dezember erst im folgenden Januar gestellt, darf diese Kostenposition erst im kommenden Jahr in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

BetriebskostenabrechnungLeistungsprinzip Beachten Sie aber: Bei der Heizkostenabrechnung sieht es anders aus. Hier muss nach dem sogenannten Leistungsprinzip abgerechnet werden (BGH, Urteil vom 1.2.2011, VIII ZR 156/11 ). Damit wird verhindert, dass der Vermieter der Einfachheit halber nur die Abschlagszahlungen eines Versorgungsunternehmens abrechnet, ohne den konkreten Verbrauch des Mieters zu berücksichtigen, auf den es aber ankommt.

Wirtschaftlichkeitsgebot beachten

Vermieter dürfen ihren Mietern nicht unnötig in die Tasche greifen, sondern müssen sparsam wirtschaften. Denn bei der Höhe der umlegbaren Betriebskosten ist das Wirtschaftlichkeitsgebot zu beachten.

Das heißt, sie müssen bei allen Kosten ein vertretbares Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge behalten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 BGB; OLG Brandenburg, Urteil vom 4.7.2007, 3 U 38/07, WM 2007 S. 510). Halten sie sich nicht daran, müssen sie damit rechnen, dass der Mieter die Kosten kürzt.

Lässt der Vermieter das Treppenhaus mehr als einmal pro Woche reinigen, ist das zu viel des Guten. Der Mieter darf die Betriebskosten hierfür wegen Verstoßes gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot kürzen (AG Regensburg, Urteil vom 9.2.2004, 11 C 3715/03, WM 2006 S. 110).

Auch bei den Versicherungsprämien wird ein Mieter kritisch hinschauen. Wenn diese im Vergleich zu den sonst üblichen Anbietern erheblich zu hoch sind, darf er hier auf Durchschnittswerte bestehen. Aber nur dann. Es kann dagegen nicht verlangt werden, dass sein Vermieter bei den verschiedenen Kostenarten jeweils aufwendige Marktforschung betreibt oder gar ständig den Energieversorger wechselt.

Nur zwölf Monate haben Vermieter Zeit

Hierbei handelt es sich um eine strikte Ausschlussfrist (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB), die dafür sorgen soll, dass Rechtsklarheit zwischen Mieter und Vermieter herrscht – jedenfalls für vermieteten Wohnraum.

Endet der Abrechnungszeitraum am 31.12. eines Jahres, muss die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31.12. des Folgejahrs beim Mieter eingegangen sein. Nach Ablauf dieser Frist haben Vermieter keinen Anspruch mehr auf eine eventuell fällige Nachzahlung.

Haben die Parteien für die allgemeine Betriebskostenabrechnung und die Heizkostenabrechnung unterschiedliche Abrechnungszeiträume vereinbart, ist die Frist für die allgemeinen Betriebskosten entscheidend. Das heißt, die Frist für die Heizkostenabrechnung ist dann auch erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes für die allgemeinen Betriebskosten abgelaufen (BGH, Urteil vom 30.4.2008, VIII ZR 240/07, WM 2008 S. 404).

Der Vermieter rechnet im September 2012 über die allgemeinen Betriebskosten des Jahres 2011 und die Heizkosten der Abrechnungsperiode 2010/2011 ab. Die Mieter verweigern die Nachzahlung aus der Heizkostenabrechnung, weil diese nach ihrer Meinung zu spät erfolgt sei. Denn wegen des hierfür zugrunde liegenden Abrechnungszeitraums vom 1.8.2010 bis 31.7.2011 sei die 12-monatige Abrechnungsfrist bereits abgelaufen. Damit liegen sie jedoch nicht richtig, weil hier die Frist entsprechend der Abrechnungsperiode der allgemeinen Betriebskosten erst am 1.1.2013 abgelaufen ist.

Ansonsten gilt, dass der Fristablauf stets zulasten des Vermieters geht – nicht nur, wenn er eine formal falsche oder gar keine Abrechnung im vorgeschriebenen Zeitraum erstellt. Auch bei inhaltlichen Fehlern, zum Beispiel zu Unrecht eingestellten Kosten oder Rechenfehlern, darf er zwar nachbessern, aber nur binnen der Jahresfrist.

Der Vermieter hat vergessen, die Rechnung des Gärtners in der Abrechnung zu berücksichtigen. Die Jahresfrist ist aber schon abgelaufen, als ihm das auffällt. Er hat somit keinen Anspruch darauf, vom Mieter noch einen Nachschlag zu verlangen. Hätte er dagegen noch innerhalb der Jahresfrist nachgebessert, hätte der Mieter nachzahlen müssen.

Hat der Vermieter die Verspätung nicht verschuldet, weil er zum Beispiel die erforderlichen Abrechnungen und Bescheide selbst zu spät erhalten hat oder krank war, muss er die 12-monatige Frist nicht einhalten. Dann reicht es, wenn er so bald wie möglich abrechnet. Die Rechtsprechung gibt ihm dafür drei Monate nach Wegfall des Hindernisses Zeit (BGH, Urteil vom 5.7.2006, VIII ZR 220/05, NZM 2006 S. 740).

Sonderfall Grundsteuer: Da die Kommunen die Grundsteuer oft rückwirkend für mehrere Jahre erhöhen, können Vermieter diese oft beim besten Willen nicht rechtzeitig in die Betriebskostenabrechnung hereinnehmen. Das ist deshalb unschädlich, selbst wenn die Verjährungsfrist abgelaufen ist. Denn die Verjährung setzt erst ein, wenn dem Vermieter die konkreten Kosten bekannt sind (BGH, Urteil vom 12.12.2012, VIII ZR 264/12, GE 2013 S. 202).

Gar nicht abrechnen geht gar nicht

Abrechnen muss der Vermieter auf alle Fälle. Das ist ein einklagbarer Anspruch des Mieters. Hält er sich nicht daran, darf der Mieter die Vorauszahlungen so lange einstellen, bis die Abrechnung vorliegt. Dieses Zurückbehaltungsrecht dient dazu, Druck auf den Vermieter auszuüben. Bereits geleistete Vorauszahlungen kann der Mieter allerdings nicht zurückfordern.

Auf den Zugang kommt es an

Die Abrechnungsfrist einhalten heißt, dass die Betriebskostenabrechnung dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten zugegangen ist (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Die Beweislast dafür, dass der Mieter die Abrechnung tatsächlich rechtzeitig im Briefkasten hatte, trägt der Vermieter. Es reicht deshalb nicht, dass er sein Abrechnungsschreiben rechtzeitig zur Post bringt.

Selbst wenn auf dem Postweg für ihn unerwartete und nicht vorhersehbare Verzögerungen oder Postverluste aufgetreten sind und er hierdurch die Frist versäumt hat, nützt ihm dies nichts. Denn die üblichen Postlaufzeiten fallen in den Risikobereich des Vermieters (BGH, Urteil vom 21.1.2009, VII ZR 107/08, WM 2009 S. 236).

Fällt der letzte Tag der Abrechnungsfrist auf einen Sonntag, reicht es völlig, wenn die Abrechnung am nachfolgenden nächsten Werktag beim Mieter ist. Das Gleiche gilt, wenn der letzte Tag der Frist nur am Wohnort des Mieters ein anerkannter Feiertag ist.

Wichtig: Für vermieteten Gewerberaum gilt die strenge Ausschlussfrist nicht. Hier gilt, was die Parteien vertraglich vereinbart haben (BGH, Urteil vom 27.1.2010, XII ZR 22/07, GE 2010 S. 406).

Den Umlageschlüssel am besten gleich bei Vertragsabschluss bestimmen

Wie die Betriebskosten auf die Mieter verteilt werden, hängt davon ab, was dazu vertraglich vereinbart wurde.

Vermieter können im Vertrag festlegen, dass sie sämtliche Betriebskosten nach Wohnfläche umlegen. Sie können aber auch die Umlage nach Personenzahl, nach Verbrauch, Miteigentumsanteilen (bei Wohnungseigentum), Kubikmeter umbauten Raums oder nach Wohneinheiten bestimmen.

Es muss auch kein einheitlicher Umlageschlüssel für die verschiedenen Betriebskostenarten bestimmt werden. So ist es zum Beispiel naheliegend, die Kabelanschlussgebühren nach Wohneinheiten umzulegen, die Müllabfuhrgebühren dagegen nach Personenanzahl oder Wohnungsgröße.

Auf jeden Fall muss der jeweils verwendete Umlageschlüssel in der Abrechnung aufgeführt werden. Ein paar Grundsätze müssen dabei beherzigt werden. Denn wenn der angewendete Umlageschlüssel nicht mit dem bei der Abrechnung verwendeten übereinstimmt, darf der Mieter die Nachzahlung mit der Begründung mangelnder Fälligkeit verweigern.

Bei verbrauchsabhängigen Kosten haben Vermieter die Möglichkeit, den Verteilerschlüssel für die Zukunft abzuändern, wenn sie zum Beispiel nachträglich Wasseruhren haben einbauen lassen.

Achtung: In diesem Fall müssen die Mieter allerdings unbedingt vor Beginn des Abrechnungszeitraumes über die Änderung des Umlageschlüssels informiert werden, wie es § 556 a Abs. 2 Satz 2 BGB verlangt. Für die entsprechende Erklärung reicht die Textform des § 126 b BGB aus, sodass die Benachrichtigung per E-Mail oder Fax ausreicht.

Wurde für bestimmte Betriebskosten mietvertraglich die Umlage nach Personenzahl vereinbart, ist die tatsächliche Belegung der Wohnung entscheidend.

Ein Ehepaar wohnt seit einigen Jahren in einer Mietwohnung. Als die Ehe ihrer Tochter scheitert, zieht diese wieder zu ihren Eltern. Jetzt wohnen drei Erwachsene in der Wohnung. Der Verteilerschlüssel muss dementsprechend angepasst werden.

Wichtig: Wird eine Eigentumswohnung vermietet, braucht der Vermieter die darauf entfallende Grundsteuer nicht nach dem vereinbarten Umlageschlüssel zu verteilen. In diesem Fall darf er den gesamten Betrag auf den Mieter übertragen – immer vorausgesetzt, er hat die Umlage der Grundsteuer vertraglich von Anfang an vereinbart (BGH, Urteil vom 17.4.2013, VIII ZR 252/12, GE 2013 S. 680).

Im Mietvertrag für die Eigentumswohnung wurde zwar die Umlage der Grundsteuer vereinbart, jedoch vergessen, ausdrücklich klarzustellen, dass die Grundsteuer nicht anteilig nach Wohnfläche umgelegt werden soll, sondern in voller Höhe nach dem im Grundsteuerbescheid erhobenen Betrag. Nach der Auffassung des Bundesgerichtshofs kann sich der Mieter entgegen einer früheren Entscheidung des BGH nicht mehr darauf berufen, dass die Grundsteuer entsprechend des vertraglich vereinbarten Umlageschlüssels umzulegen ist.

Wenn kein bestimmter Umlageschlüssel vereinbart wurde

Sieht der Mietvertrag keinen besonderen Umlageschlüssel vor, werden die Betriebskosten nach der Wohnfläche umgelegt (§ 556 a Abs. 1 Satz 1 BGB). Ausnahme: Es ist gesetzlich etwas anderes vorgeschrieben, wie es etwa bei den verbrauchsabhängigen Kosten der Fall ist (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB).

• BetriebskostenabrechnungWasseruhr Ist eine Wohnung mit einer Wasseruhr ausgestattet, muss der Vermieter den Wasser- und Abwasserverbrauch entsprechend dem Zählerstand abrechnen. Allerdings hat er die Wahl: Er darf entweder die gesamten Wasserkosten nach dem abgelesenen Verbrauch umlegen.

  Er kann aber auch nur einen Teil der Kosten (z.B. 20 %) nach einem festen Umlagemaßstab (z.B. Quadratmeter Wohnfläche) und den übrigen Teil (z.B. 80 %) nach dem abgelesenen Verbrauch umlegen.

• Oder es werden bestimmte Kostenarten (z.B. die Zählermiete und die Grundgebühr) nach einem festen Maßstab (z.B. Anzahl der Wohnungen) und der eigentliche Verbrauch nach Zähleranzeige umgelegt.

Wenn in der Gemeinde für die Müllabfuhr ein Erfassungssystem (z.B. Scanner) verwendet wird, mit dem die bei jeder Mietpartei anfallende Müllmenge konkret ermittelt werden kann, muss entsprechend abgerechnet werden.

Aufgepasst bei einem Mieterwechsel

Zieht ein Mieter aus, kann er nach allgemeiner Auffassung für die Kosten, die nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden (z.B. Wasser, Abwasser), eine Zwischenablesung verlangen.

Problemfall Leerstand

Steht eine Wohnung leer, liegt es für Vermieter nahe, die laufenden Kosten, die auch eine ungenutzte Wohnung mit sich bringt, auf die anderen Mieter zu verteilen. Das ist aber unzulässig. Diese Kosten müssen sie vielmehr selbst tragen (BGH, Urteil vom 31.5.2006, VIII ZR 159/05, WM 2006 S. 440). Für die Betriebskostenabrechnung folgt daraus:

• Ist zum Beispiel der Flächenanteil als Verteilerschlüssel vereinbart, müssen auch die vom Leerstand betroffenen Wohnungen bei der Gesamtwohnfläche mit angegeben werden.

• Werden laut Mietvertrag die Betriebskosten nach Personenzahl verteilt, muss für die unvermietete Wohnung von einer durchschnittlichen Belegung der vermieteten Wohnungen ausgegangen werden.

• Wird die Grundgebühr bei den Wasserkosten ebenfalls nach abgelesenem Verbrauch auf die Mieter verteilt, muss der Vermieter die für die leer stehende Wohnung entfallenden Fixkosten tragen, sofern Dauer und Umfang des Leerstandes erheblich sind (BGH, Urteil vom 6.10.2010, VIII ZR 183/09, GE 2010 S. 1615).

Wenn die vertraglich vereinbarte Wohnfläche nicht stimmt

Oft stellt sich erst im Laufe des Mietverhältnisses heraus, dass die zugrunde gelegte Wohnfläche nicht richtig berechnet ist. In diesem Fall kann der Mieter, soweit die Kosten nach der Wohnfläche ermittelt werden, diese entsprechend der tatsächlichen Quadratmeterzahl kürzen.

Allerdings gehen die Gerichte zurzeit noch davon aus, dass eine Abweichung der vereinbarten von der tatsächlichen Wohnfläche nur dann eine Rolle spielt, wenn diese mehr als 10 Prozent ausmacht (BGH, Urteil vom 31.10.2007, VIII ZR 261/06, NZM 2008 S. 35).

Erst dann darf der Mieter anfangen, seinen Anteil an den nach Wohnfläche berechneten Betriebskosten zu kürzen. Das heißt, er darf ab dieser Schmerzgrenze alle nach Wohnfläche berechneten Positionen entsprechend der tatsächlichen Quadratmeterzahl kürzen.

Laut Mietvertrag beträgt die Wohnfläche ca. 100 Quadratmeter. Der Vermieter hat diese Zahl den Bauunterlagen zu dem Haus entnommen. Der Mieter lässt die Wohnfläche exakt vermessen. Dabei stellt sich heraus, dass der großzügige Balkon mit 24 Quadratmeter voll als Wohnfläche zugrunde gelegt worden ist, obwohl er hier nur zur Hälfte der Fläche angesetzt werden durfte. Die tatsächlich anrechenbare Wohnfläche reduziert sich dadurch um 12 Quadratmeter. Der Mieter darf deshalb hier die nach Wohnfläche umgelegten Betriebskosten um 12 Prozent kürzen.

Ist die gemietete Wohnfläche mehr als 10 Prozent kleiner als im Mietvertrag vereinbart, steht dem Mieter ein Rückzahlungsanspruch hinsichtlich der überzahlten Beträge zu. Sein Anspruch verjährt allerdings nach Ablauf von drei Jahren.

Grundsteuer

Die Kommunen erheben unterschiedliche Steuersätze für gewerbliche Nutzung bzw. Nutzung als Wohnraum. Dabei ist die Grundsteuer für die gewerbliche Nutzung in der Regel erheblich höher als bei Wohnraumnutzung. Bei der Betriebskostenabrechnung für gemischt genutzte Mietgrundstücke muss dies deshalb zum Beispiel durch den oben beschriebenen Vorwegabzug voll berücksichtigt werden.

Versicherungen

Für die Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherung gilt Entsprechendes wie für die Grundsteuer. Denn die gewerbliche Nutzung bringt oft ein höheres Versicherungsrisiko mit sich und ist deshalb teurer. Auch hier kommt ein Vorwegabzug der entsprechenden Kostenbeträge infrage.

Müllkosten

Diese Kosten dürfen in vielen Fällen nicht einheitlich abgerechnet werden (LG Berlin, Urteil vom 4.2.2002, 67 S 185/01, GE 2002 S. 736). In dem entschiedenen Fall hätte eine Kostentrennung durch Vorwegabzug der durch den Betrieb des Schnellimbisses entstandenen Müllkosten erfolgen müssen.

Einsicht normalerweise nur vor Ort

Belegeinsicht heißt aber nicht, dass der Mieter Anspruch darauf hat, alle Belege in Kopie zugeschickt zu bekommen. Der Mieter muss vielmehr beim Vermieter vorstellig werden, um dann vor Ort Einsicht zu nehmen.

Es reicht, wenn der Vermieter dem Mieter die Belege einfach hinlegt und ihn sich selbst überlässt (LG Berlin, Urteil vom 28.9.2006, 67 S 225/06, NJW-RR 2007 S. 804).

Der Mieter darf sich von den Belegen Kopien machen. Besteht dagegen keine Kopiermöglichkeit, ist es ihm zuzumuten, die Belege mit Handy oder Kamera abzufotografieren (AG Charlottenburg, Urteil vom 6.8.2010, 216 C 111/10, GE 2010 S. 1205) oder mit einem Handscanner einzuscannen (AG München, Urteil vom 21.9.2009, 412 C 34593/08, WM 2010 S. 567).

Übersendung der Belege nur im Ausnahmefall

Die Belegeinsicht ist nicht immer ganz einfach, wenn die Einsichtnahme nur vom Mietobjekt weit entfernt erfolgen kann oder der Mieter aus gesundheitlichen Gründen nicht dorthin gelangen kann. In diesem Fall ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter die Unterlagen am Ort der Wohnung zur Einsicht vorzulegen.

Das heißt, immer wenn es dem Mieter nicht zugemutet werden kann, den Vermieter zur Belegeinsicht aufzusuchen, muss dieser ihm die Unterlagen anderweitig zukommen lassen (BGH, Urteil vom 19.1.2010, VIII ZR 83/09, WM 2010 S. 296).

Abrechnungsfehler sind rechtzeitig zu reklamieren

Hat der Mieter festgestellt, dass die Abrechnung zum Beispiel wegen eines Rechenfehlers oder aus sonstigen Gründen (z.B. falscher Umlageschlüssel) nicht in Ordnung war, ist er im Zugzwang. Er muss seine Bedenken binnen zwölf Monaten nach dem Erhalt der Abrechnung vorbringen. Diese Frist ist, genauso wie die Abrechnungsfrist, eine strikte Ausschlussfrist.

Danach geht nichts mehr (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Betriebskostenabrechnung wird spätestens dann in voller Höhe fällig, selbst wenn sie fehlerhaft ist. Ausnahme: Der Mieter kann sich überzeugend entschuldigen, weil er zum Beispiel längere Zeit krank war oder der Vermieter ihm keine Möglichkeit gegeben hat, die Abrechnungsbelege einzusehen.

Reklamationen ins Blaue hinein sind nicht ausreichend

Es reicht aber nicht, auch nicht für die Fristwahrung, wenn der Mieter behauptet, die Abrechnung sei falsch, weil viel zu hoch. Die Reklamation muss schon Hand und Fuß haben. Selbst der Hinweis auf die niedrigeren Betriebskosten der Hausmitbewohner reicht nicht.

Der Mieter beanstandet, dass die übrigen Mieter viel weniger Müllgebühren zu zahlen haben. Damit würde er nicht gehört. Anders ist es, wenn er nachweisen kann, dass für das Müllaufkommen des Hauses eine weitaus geringere Zahl von Mülltonnen ausreichen würde.

Dasselbe gilt, wenn der Mieter die Höhe seiner Betriebskosten mit dem allgemeinen Betriebskostenspiegel vergleicht, den der Deutsche Mieterbund herausgegeben hat (BGH, Urteil vom 6.7.2011, VIII ZR 340/10, NZM 2011 S. 705). Auch hier reicht es nicht, wenn der Mieter sonst nichts vorzubringen hat, als dass der Vermieter offensichtlich unwirtschaftlich handelt.

Wie lange der Vermieter nachbessern darf

Stellt sich heraus, dass der Mieter mit seiner Reklamation recht hatte, darf der Vermieter nachbessern – allerdings nur während der 12-monatigen Abrechnungsfrist.

Der Vermieter hat einen falschen Verteilerschlüssel zugrunde gelegt, weil er die Treppenhausreinigung, anders als im Vertrag vereinbart, nicht nach Wohneinheiten, sondern nach der Wohnfläche verteilt hat. Bessert er infolge einer Mieterreklamation noch binnen eines Jahres nach Ablauf der Abrechnungsperiode nach, muss der Mieter entsprechend der korrigierten Abrechnung die neu ermittelte Nachzahlung leisten.

Bessert der Vermieter nicht nach, darf der Mieter aktiv werden. Das heißt, er kann nicht nur eine zu hohe Nachforderung entsprechend seiner Berechnung reduzieren, sondern auch die Vorauszahlungen auf der Grundlage des neuen Abrechnungsergebnisses anpassen (BGH, Urteil vom 6.2.2013, VIII ZR 184/12, NZM 2013 S. 357).

Vorauszahlungen anpassen

Kein vollständiges Zahlungsverweigerungsrecht bei einzelnen Berechnungsfehlern

Ergibt sich aus dem ordnungsgemäßen Teil der Abrechnung eine Nachzahlung des Mieters, muss er diese auf jeden Fall zahlen.

Aus der Betriebskostenabrechnung ergibt sich für den Mieter eine Nachzahlung von insgesamt 150,00 €. Allerdings stellt er beim Durchschauen der einzelnen Abrechnungsposten fest, dass ein falscher Umlageschlüssel verwendet wurde.

Deshalb fordert er den Vermieter schriftlich auf, entsprechend nachzubessern. Den für diese Kostenposition angesetzten anteiligen Betrag von 30,00 € zieht er von dem Gesamtnachzahlungsbetrag ab und überweist nur den Differenzbetrag von 120,00 €.

Seine Einwände muss der Mieter ausdrücklich jeweils für die aktuelle Betriebskostenabrechnung vortragen. Es reicht nicht, wenn er in der Vergangenheit schon einmal mit derselben Begründung eine Abrechnung reklamiert hat (BGH, Urteil vom 12.5.2010, VIII ZR 185/09, GE 2010 S. 901).

Zur Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 2011 hatte der Mieter schriftlich die Übernahme der anteiligen Grundsteuer abgelehnt und die Nachforderung entsprechend gekürzt. Bei der Abrechnung für 2012 hatte er einfach nur den entsprechenden Betrag ohne jede Begründung abgezogen. In diesem Fall kann der Vermieter den abgezogenen Betrag einklagen.

Wenn sich ein Guthaben zugunsten des Mieters ergibt

Ergibt sich aus der Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, kann er die Auszahlung sofort verlangen, sobald er die Abrechnung erhalten hat (BGH, Urteil vom 11.11.2004, IX ZR 237/03, NZM 2005 S. 342). Dem Vermieter gesteht die Rechtsprechung in solch einem Fall keine Prüf- bzw. Überlegungsfrist zu.

Sollte der Vermieter – warum auch immer – die Abrechnungsfrist verpasst haben, bleibt er bei einem Guthaben zugunsten des Mieters auf jeden Fall verpflichtet, das Guthaben auszuzahlen.

Stellt er nach Auszahlung des Guthabens aber fest, dass er sich zugunsten des Mieters vertan hat, darf er noch korrigieren und das zu viel ausgezahlte Geld zurückverlangen (BGH, Urteil vom 12.1.2011, VIII ZR 296/09, NZM 2011 S. 242) – immer vorausgesetzt, die Abrechnungsfrist ist noch nicht abgelaufen.

Wann Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung verjähren

Der Nachzahlungsanspruch des Vermieters verjährt innerhalb von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Da die Nachforderung aus einer Abrechnung erst fällig wird, wenn sie zugegangen und formal korrekt ist, ist dieser Zeitpunkt für den Beginn der Verjährungsfrist entscheidend.

Das heißt, die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres an zu laufen, in dem die Abrechnung fällig geworden ist. Auch Rückforderungsansprüche des Mieters verjähren innerhalb von drei Jahren.

Achtung: Vermieter sollten die Verjährungsfrist nicht mit der Ausschlussfrist zur Abrechnung verwechseln. Wird die Ausschlussfrist überschritten, so ist die Betriebskostenabrechnung nicht korrekt erstellt und sie haben gar keinen Anspruch mehr. Verjährung spielt dann keine Rolle mehr. Dasselbe gilt für den Mieter, wenn er die Reklamationsfrist versäumt hat.