Wie Sie ein rechtssicheres Arbeitszeugnis für einen Arbeitnehmer erstellen

Kündigung, Aufhebung & Arbeitszeugnis 31. August 2017

Das Arbeitszeugnis spielt bei jeder Bewerbung eine wesentliche Rolle. Es stellt einen wichtigen Faktor im Arbeitsleben dar. Einerseits muss es wahr sein. Andererseits darf es das weitere Fortkommen des Mitarbeiters nicht ungerechtfertigt erschweren. Hier erfahren Sie, was Sie bei der Erstellung von rechtssicheren Arbeitszeugnissen unbedingt beachten müssen.

Sie möchten ein Arbeitszeugnis ausstellen, doch sind sich bei der rechtssicheren Formulierung unsicher? Mit Smartlaw erstellen Sie einfach und qualifizierte Arbeitszeugnisse sowie Zwischenzeugnisse in wenigen Schritten selbst! Sie geben Schulnoten wir stellen Ihnen passende Formulierungen zur Auswahl.
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I. Welche Anforderungen muss ein Arbeitszeugnis erfüllen?

Ein Zeugnis muss allen voran der vorgeschriebenen äußeren Form entsprechen. Das Zeugnis muss maschinenschriftlich erstellt werden. Es muss auf dem für die Geschäftskorrespondenz üblichen Geschäftspapier erstellt werden. Verwendet der Arbeitgeber zulässigerweise einen weißen Bogen für das Zeugnis, müssen volle Firmenbezeichnung, Rechtsform und derzeitige Anschrift angeführt werden. Eine saubere Kopie mit Originalunterschrift des Arbeitgebers oder seines Vertreters reicht aus. Ein Arbeitszeugnis darf nicht in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO).

Das Bundesarbeitsgericht hat für die Form diese Kriterien festgelegt:

  • Papier von guter Qualität,

  • sauber und ordentlich geschrieben,

  • keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Durchstreichungen oder Ähnliches,

  • ordnungsgemäßer Briefkopf, aus dem der Name und die Anschrift des Ausstellers erkennbar sind,

  • Unterschrift und Firmenstempel,

  • einheitliche Maschinenschrift.

II. Wie sollte ein Arbeitszeugnis aufgebaut sein?

Für den Zeugnisaufbau gibt es einen Standard, an den Sie sich halten sollten. Auch wenn dies nicht gesetzlich geregelt ist.

  • Einleitung: Ausstellungsdatum (eventuell auch zum Schluss), Überschrift, Name, Einstellungsdatum, Unternehmensname, Unternehmensbeschreibung, Einsatzort, berufliche Positionen innerhalb des Unternehmens

  • Tätigkeitsbeschreibung: Tätigkeitsbeschreibungen, Kompetenzen und Vollmachten, Mitarbeiterführung

  • Leistungsbeurteilung: Arbeitsbefähigung, fachliche Qualifikationen und Praxiswirksamkeit dieses Wissens, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise, Erfolg, Führungsleistung, Leistungszusammenfassung

  • Verhaltensbeurteilung: Sozialkompetenzen, Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen, Verhalten gegenüber Externen

  • Schluss: Beendigungsformel, Dankes- und Bedauernsformel, Zukunfts- und Erfolgswünsche, Unterschrift von einer zur Zeugnisausstellung befugten Person

III. Welche Zeugnisarten gibt es für ein Arbeitszeugnis?

Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses besteht grundsätzlich ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Erteilung eines Zeugnisses. Man unterscheidet zwei Zeugnisarten:

  • Das einfache Zeugnis, das Angaben über die Person und Art und Dauer der Beschäftigung enthält und

  • das qualifizierte Zeugnis, das neben den Inhalten des einfachen Zeugnisses auch eine Bewertung des Leistungs- und Sozialverhaltens des Arbeitnehmers enthält.

Das qualifizierte Zeugnis muss der Arbeitgeber nur dann ausstellen, wenn der Arbeitnehmer danach verlangt. Ohne diese Aufforderung ist seine Pflicht mit einem einfachen Zeugnis erfüllt. Außer bei sehr kurzen Beschäftigungsverhältnissen ist es aber in fast allen Branchen üblich, dass qualifizierte Zeugnisse erteilt werden.

3.1. Welchen Inhalt muss ein einfaches Arbeitszeugnis haben?

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Art und Dauer der Beschäftigung sind beim einfachen Zeugnis darzustellen. Unwesentliches darf verschwiegen werden. Verschwiegen werden dürfen aber nicht Aufgaben und Tätigkeiten, die ein Urteil über Kenntnisse und Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers erlauben und ihn für einen künftigen Arbeitgeber interessant erscheinen lassen. Nimmt der Arbeitnehmer verschiedene Funktionen nacheinander oder nebeneinander wahr, müssen sie allesamt angegeben werden. Ein Anspruch auf getrennte Zeugnisse besteht nicht.

Der anzugebende Beschäftigungszeitraum richtet sich nach dem rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses und muss mit genauen Daten angegeben werden. Bei einer fristlosen Kündigung wird das tatsächliche Ende der Beschäftigung angegeben. Unterbrechungen durch Urlaub oder Krankheit, Wehrübung, Bildungsurlaub usw. dürfen nicht erwähnt werden. Erhebliche Ausfallzeiten, etwa durch Elternzeit, können erwähnt werden. Dazu müssen sie im Verhältnis zur Dauer der tatsächlichen Beschäftigung ins Gewicht fallen. Der Grund des Ausscheidens ist beim einfachen Zeugnis nur auf Wunsch des Arbeitnehmers aufzunehmen.

3.2. Welchen Inhalt muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben?

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Es beinhaltet über Art und Dauer der Beschäftigung hinaus die Beurteilung von Führung und Leistung. Es ist erst auf Verlangen des Arbeitnehmers zu erteilen. Es gilt der Grundsatz der Wahrheitspflicht. Der Arbeitnehmer kann nicht verlangen, dass die Beurteilung auf Führung oder Leistung oder auf bestimmte Zeiträume beschränkt wird. Das Zeugnis soll ein Gesamtbild ergeben. Deshalb können zwar auch negative Tatsachen und Beurteilungen im Zeugnis stehen. Dies aber nur dann, wenn sie für die Gesamtbeurteilung kennzeichnend sind. Einmalige und so für das Gesamtverhalten untypische Verfehlungen dürfen nicht erwähnt werden.

Hat ein Arbeitgeber einem ausscheidenden Mitarbeiter eine bestimmte wohlwollende Formulierung im Arbeitszeugnis zugesichert, so ist er an diese Zusage gebunden. Das gilt auch, wenn er kurze Zeit später zu einer anderen Einschätzung gelangt.

Überlegen Sie sich vorab gut, welche Zusagen Sie Ihren Mitarbeitern geben. Andernfalls könnten Sie am Ende verpflichtet sein, eine Erklärung im Zeugnis abzugeben, die nicht Ihrer eigentlichen Einschätzung entspricht.

Die Leistungsbeurteilung muss sich an der Arbeitsaufgabe und den daraus resultierenden Anforderungen orientieren. Körperliches und geistiges Leistungsvermögen, Fachkenntnisse, Arbeitsqualität und -güte, Arbeits- und Verantwortungsbereitschaft kennzeichnen die Leistung. Ebenso Verhandlungsgeschick, Ausdrucksvermögen, Durchsetzungsfähigkeit und Entscheidungsbereitschaft.

Die Führung betrifft das Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Dritten wie auch gegenüber nachgeordneten Mitarbeitern sowie die Beachtung der betrieblichen Ordnung. Verdeckte Aussagen über den Mitarbeiter, die nicht mit dem Wortlaut oder dem Gesamterscheinungsbild des Zeugnisses übereinstimmen, sind nicht erlaubt (§ 109 Abs. 2 GewO).

3.3. Wann hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

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Voraussetzung für die Verpflichtung des Arbeitgebers, ein Zwischenzeugnis zu erteilen, ist, dass der Arbeitnehmer einen triftigen Grund hat, warum er während des bestehenden Arbeitsverhältnisses eine Beurteilung benötigt.

Triftig ist jeder Grund, der bei ständiger Betrachtung den Wunsch des Arbeitnehmers auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses als berechtigt erscheinen lässt. Das ist der Fall, wenn das Zwischenzeugnis geeignet ist, den mit ihm angestrebten Erfolg zu fördern. Ein solcher Grund kann bei einem Vorgesetztenwechsel vorliegen. Ebenso bei einer Versetzung des Arbeitnehmers oder nach dem Ausspruch einer Kündigung mit längerer Kündigungsfrist.

Nach Ansicht des LAG Hamm liegt im gekündigten Arbeitsverhältnis und während des Laufs des Kündigungsschutzverfahrens dann kein triftiger Grund für ein Zwischenzeugnis vor, wenn dem Arbeitnehmer auf dessen Verlangen hin vom Arbeitgeber bereits ein Endzeugnis erteilt worden ist. Der Arbeitnehmer hat nicht erst mit Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, sondern dem Wortlaut des § 109 Abs. 1 Satz 1 GewO entsprechend bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitgeber kann die Erteilung eines Endzeugnisses nicht mit der Begründung verweigern, über die Kündigung sei noch nicht rechtskräftig entschieden. Mit dieser Begründung setze er sich in Widerspruch zu seinem vorangegangenen Verhalten, da er ja gerade von der Wirksamkeit der Kündigung und der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgeht. Aus diesem Grund kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht auf ein Zwischenzeugnis verweisen.

Anerkannt werden diese Gründe für ein Zwischenzeugnis:

  • Vom Arbeitgeber in Aussicht gestellte Kündigung

  • Eigener Stellenwechsel

  • Änderungen im Arbeitsbereich wie Versetzung, Wechsel der Vorgesetzten oder Konkurs

  • Bewerbungen

  • Fort- und Weiterbildung

  • Längere Arbeitsunterbrechung infolge Elternzeit, Wehr- oder Zivildienst oder Übernahme eines politischen Mandats

  • Vorlage bei Gerichten, Behörden, für Kreditanträge usw.

Bei einer Betriebsnachfolge i. S. v. § 613 a BGB hat der Arbeitnehmer wegen der oft nicht vorhersehbaren Auswirkungen des Arbeitgeberwechsels Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Der Anspruch kann sowohl gegen den alten wie auch gegen den neuen Arbeitgeber geltend gemacht werden.

Kein Anspruch besteht, wenn der Arbeitnehmer lediglich wissen will, wie seine Leistung und sein Verhalten derzeit eingeschätzt werden. Im Übrigen gelten für das Zwischenzeugnis dieselben Grundregeln wie für die anderen Zeugnisse auch.

Erstellt ein Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis, ist er in aller Regel an den Inhalt dieses Zwischenzeugnisses gebunden, wenn er später ein Endzeugnis für den Arbeitnehmer ausstellt. Das gilt auch dann, wenn ein Betriebsveräußerer das Zwischenzeugnis vor einem Betriebsübergang erteilt hat und der Arbeitnehmer das Endzeugnis vom Betriebserwerber verlangt.

Im Regelfall besteht eine solche Bindung. Sie kann sich aus den Grundsätzen von Treu und Glauben ergeben. Daneben kann sie darauf beruhen, dass das Zeugnis Wissenserklärungen des Arbeitgebers zu Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers enthält. Von diesen darf der Arbeitgeber nur abrücken, wenn ihm nachträglich Umstände bekannt werden, die eine abweichende Beurteilung rechtfertigen.

Dabei ist der Arbeitgeber nicht nur an erteilte Endzeugnisse gebunden. Auch ein Zwischenzeugnis dient wie ein Endzeugnis regelmäßig dazu, Dritte über die Tätigkeit des Arbeitnehmers zu unterrichten. Im Falle eines Betriebsübergangs ist dieser Zweck besonders deutlich.

Immer öfter wird im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses das Thema Arbeitszeugnis per Vergleich mitgeregelt. Dabei ist die Klausel in Anlehnung an ein bereits erteiltes Zwischenzeugnis nicht unüblich. Um jedoch sicher zu gehen, dass ein eventuelles Fehlverhalten, von dem man später erfährt, noch berücksichtigt werden kann, sollte man eine solche Vergleichsklausel noch ergänzen. Hierbei kann man so formulieren: Der/die Beklagte (der Arbeitgeber) verpflichtet sich, ein abschließendes Arbeitszeugnis in Anlehnung an das bereits erteilte Zwischenzeugnis zu erteilen, sofern er/sie bis zum Zeitpunkt der Zeugniserstellung nicht Kenntnis von einem abweichenden Leistungs- und Sozialverhalten des Klägers/der Klägerin (Mitarbeiter/-in) erlangt.

Passen Sie auf, welche Formulierungen Sie Ihrem ausscheidenden Mitarbeiter zusagen. Haben Sie etwa per Vergleich vereinbart, dass Sie ein Zeugnis nach einem Formulierungsentwurf Ihres Mitarbeiters ausstellen, so sind Sie auch an diese Vereinbarung gebunden. Sie dürfen von den vorgegebenen Formulierungen nur aus wichtigem Grund abweichen. Abweichungen sind nur dann gestattet, wenn der Entwurf Schreib- oder grammatikalische Fehler enthält. Oder wenn Angaben inhaltlich unrichtig sind.

3.4. Welchen Inhalt muss ein Ausbildungszeugnis haben?

Auch Auszubildende haben nach Beendigung, aber auch nach Abbruch ihres Ausbildungsverhältnisses ein Recht auf ein Zeugnis (§ 16 BBiG). Anders als bei einem herkömmlichen Arbeitszeugnis ist der Ausbildungsbetrieb verpflichtet, das Ausbildungszeugnis ohne Aufforderung des Auszubildenden auszustellen.

Unterscheiden Sie auch hier zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Ausbildungszeugnis. Das einfache Ausbildungszeugnis muss Angaben über die Person sowie über die Dauer und Zielsetzung der Ausbildung enthalten. Da viele junge Mitarbeiter während ihrer Ausbildung verschiedene Stationen durchlaufen, sollten auch diese im Zeugnis aufgeführt werden. Inklusive der in den Abteilungen oder Unternehmensbereichen erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten. Zusätzlich kann das Ausbildungszeugnis noch Angaben zur Berufsschule und der Abschlussnote enthalten.

So könnten Sie formulieren:

Frau Müller hat ergänzend zu ihrer praktischen Ausbildungszeit die Berufsschule besucht. Wir beglückwünschen sie zu ihrem Ausbildungsabschluss mit der Note gut.

Herr Schulze bestand seine Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer mit der Note sehr gut.

Das qualifizierte Ausbildungszeugnis enthält darüber hinaus zusätzliche Angaben über Führung und Leistung. Es ist nur auf Verlangen des Auszubildenden auszustellen.

IV. Was beinhalten die Grundsätze der Zeugniswahrheit und der Zeugnisklarheit?

Für qualifizierte Zeugnisse haben die Arbeitsgerichte zwingende Grundsätze entwickelt. Danach müssen die über den Mitarbeiter gemachten Aussagen objektiv wahr sein. Das Zeugnis muss alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthalten, die für eine Gesamtbeurteilung des Bewerbers bedeutsam und für den künftigen Arbeitgeber von Interesse sind. Das schließt aus, dass einmalige Ausreißer, egal ob sie negativ oder positiv für den Arbeitnehmer sind, in ein Zeugnis aufgenommen werden.

Unwahre Aussagen, die einen künftigen Arbeitgeber über bestimmte Eigenschaften des Arbeitnehmers täuschen können, müssen unterbleiben.

Zeugnisse dürfen das berufliche und wirtschaftliche Fortkommen des Mitarbeiters nicht behindern. Darüber hinaus sind Zeugnisaussagen zwar objektiv, jedoch wohlwollend und berufsfördernd zu fassen.

Checkliste Arbeitszeugnis

  

OK?

1.

Klären Sie zunächst, ob ein einfaches, ein qualifiziertes oder ein Zwischenzeugnis verlangt wird.

 

2.

Nennen Sie in der Überschrift die Zeugnisart. Ein vorläufiges Zeugnis muss durch den Begriff Zwischenzeugnis deutlich gekennzeichnet sein, die Beurteilung eines Auszubildenden als Ausbildungszeugnis usw.

 

3.

In der Einleitung geben Sie den Namen des Mitarbeiters, seine Tätigkeit sowie das Eintritts- und Austrittsdatum an.

 

4.

Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeiters sind nur mit dem Einverständnis des Mitarbeiters aufzunehmen.

 

5.

Es folgt die Tätigkeitsbeschreibung. Je genauer und ausführlicher die Aufgaben beschrieben werden, desto positiver ist dies für den Gesamteindruck.

 

6.

In der Leistungsbeurteilung bewerten Sie den Mitarbeiter. Nutzen Sie dazu die typischen Zeugnisformulierungen. Damit ist gewährleistet, dass die Beurteilung auch genau so verstanden wird, wie sie gemeint ist.

 

7.

Auch die Gesamtbeurteilung ist für den Wert eines Zeugnisses von Bedeutung.

 

8.

Die Beendigungsgründe dürfen nur bzw. müssen auf Wunsch des Mitarbeiters in das Zeugnis aufgenommen werden. Klären Sie, ob dieser Wunsch geäußert wurde.

 

9.

Die persönliche Schlussformulierung rundet das Zeugnis ab. Fehlt sie, bedeutet auch dies einen entscheidenden Minuspunkt.

 

10.

Die Originalunterschrift eines Bevollmächtigten muss auf dem Schriftstück stehen. Der Name des Zeugnisausstellers zusätzlich maschinenschriftlich. Dazu der Hinweis auf die Rechtsstellung des Ausstellers bei einem Vertreter des Arbeitgebers und der Hinweis auf die Funktion des Ausstellers. Letztlich Ort und Datum.

 

11.

Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes muss das Zeugnis einige formale Kriterien erfüllen: Es muss sauber geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen oder Änderungen enthalten. Für das Zeugnis muss ein offizieller Firmenbriefbogen verwendet werden. Das Zeugnis darf durch die Form oder den Inhalt nicht den Eindruck erwecken, dass sich der Arbeitgeber vom Inhalt distanziert.

 

V. Was darf in einem Arbeitszeugnis nicht auftauchen?

Viele Dinge haben in einem Zeugnis nichts zu suchen. Das ergibt sich bereits aus den genannten Regeln. So dürfen Krankheiten im Zeugnis nicht erwähnt werden. Auch wenn sie Kündigungsgrund waren und der Arbeitnehmer mehr als eineinhalb Jahre vor der Kündigung ununterbrochen krank war.

Außerdem sind negative Beobachtungen und Bemerkungen im Arbeitszeugnis unzulässig. Umgekehrt ist der Arbeitgeber aber auch nicht dazu verpflichtet, dem Ausscheidenden gute Wünsche für seine berufliche und private Zukunft mitzugeben.

Diese Themen sind in einem Arbeitszeugnis tabu:

  • Gehalt,

  • Kündigungsgründe,

  • Vorstrafen,

  • Abmahnungen,

  • Krankheiten,

  • Fehlzeiten,

  • Leistungsabfall,

  • Alkoholabhängigkeit,

  • Behinderungen,

  • Betriebsratstätigkeit,

  • Gewerkschaftsengagement,

  • Parteizugehörigkeit,

  • religiöses Engagement,

  • Nebentätigkeiten,

  • Ehrenämter,

  • Urlaubs- und Fortbildungszeiten.

Darüber hinaus darf im Text nichts unterstrichen, kursiv gedruckt oder gefettet werden. Ausrufe-, Frage- und Anführungszeichen sind ebenfalls unzulässig.

VI. Wie werden die Leistungen eines Arbeitnehmers in einem Arbeitszeugnis beurteilt?

Für Arbeitszeugnisse gibt es gängige Formulierungen, welche die Leistungen im Unternehmen bewerten. Dabei gilt ein System, dass an das Schulnotensystem erinnert.

  • Sehr gut: seine Leistungen haben in jeder Hinsicht unsere volle Anerkennung gefunden, erledigte seine Aufgaben stets selbstständig mit äußerster Sorgfalt und Genauigkeit, erledigte zugeteilte Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit

  • Gut: wir waren mit seinen Leistungen immer sehr zufrieden, er hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht und bester Weise entsprochen, arbeitete stets zuverlässig und gewissenhaft

  • Befriedigend: er hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen, war verantwortungsbewusst, führte zugeteilte Arbeiten systematisch aus, Arbeitsqualität war überdurchschnittlich

  • Ausreichend: er hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt, er hat unseren Erwartungen entsprochen, zeigte keine Unsicherheiten bei der Ausführung seiner Aufgaben

  • Mangelhaft: er hat die ihm übertragenen Arbeiten mit Fleiß und Interesse durchgeführt, er hatte Gelegenheit, alle innerhalb der Abteilung zu erledigenden Arbeiten kennen zu lernen, war in der Regel erfolgreich

VII. Wie erkennt man einen Geheimcode in Arbeitszeugnis?

Geheimcodes haben in Zeugnissen nichts zu suchen. Über solche versteckten Hinweise wird jedes Arbeitsgericht zu urteilen wissen. Dennoch finden sich in Arbeitszeugnissen immer wieder solche Geheimcodes. Problematisch werden diese, wenn sie zunächst unentdeckt bleiben.

Prüfen Sie deshalb genau, ob ein Zeugnis sauber ist. Geht es um Ihr eigenes Zeugnis, dann haben Sie bei der Verwendung solcher Formulierungen einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch auf Entfernung aus dem Arbeitszeugnis.

Wenn Sie im Zeugnis eines Bewerbers einen Geheimcode finden, kann es sich bei einem interessanten Kandidaten lohnen, beim Aussteller des Zeugnisses nachzuhaken. Vielleicht liegt nur ein Versehen vor.

Hier einige Geheimcode Formulierungen:

Formulierung

Bedeutung

Für die Belange der Belegschaft bewies er immer Einfühlungsvermögen.

=

Er suchte sexuelle Kontakte im Kollegenkreis.

Er war tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen.

=

Ein unangenehmer Mitarbeiter, dem es an Kooperationsbereitschaft mangelt.

Mit seinen Vorgesetzten ist er gut zurechtgekommen.

=

Ein Mitläufer und Ja-Sager, der sich gut verkaufen kann.

Er verfügt über Fachwissen und hat ein gesundes Selbstvertrauen.

=

Überspielt mit Arroganz sein mangelndes Fachwissen.

Er zeigte stets Engagement für Arbeitnehmerinteressen außerhalb der Firma.

=

Er hat an Streiks teilgenommen.

Er hat mit seiner geselligen Art zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen.

=

Er hat Alkoholprobleme.

Er trat engagiert für die Interessen der Kollegen ein.

=

Er war Mitglied des Betriebsrats.

Seine umfangreiche Bildung machte ihn zu einem gesuchten Gesprächspartner.

=

Er führte lange Privatgespräche.