Arbeitszeugnis: Ohne Briefkopf kann es wertlos sein

Nicht nur der Inhalt zählt beim Arbeitszeugnis

Ein Arbeitszeugnis soll Arbeitnehmern den weiteren beruflichen Weg erleichtern und potenziellen Arbeitgebern eine verlässliche Einschätzung ermöglichen. Deshalb kommt es nicht nur auf den Inhalt an, sondern auch auf die formale Gestaltung. Das zeigte nun eine Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamm. Ein Arbeitgeber musste ein Zwangsgeld in Höhe von 1.000 Euro hinnehmen, weil er seiner Pflicht zur Ausstellung eines ordnungsgemäßen Arbeitszeugnisses nicht ausreichend nachgekommen war.

Im zugrunde liegenden Fall hatten sich Arbeitgeber und ehemalige Mitarbeiterin in einem gerichtlichen Vergleich darauf geeinigt, dass die Arbeitnehmerin ein sehr gutes qualifiziertes Arbeitszeugnis erhalten sollte. Zudem durfte sie einen Formulierungsvorschlag für den Zeugnistext machen.

Nach Auffassung der Arbeitnehmerin wurde diese Vereinbarung jedoch nicht erfüllt. Zwar erhielt sie ein Dokument mit dem vereinbarten Inhalt, dieses war jedoch lediglich auf einfachem weißem Papier gedruckt und enthielt keinen Briefkopf des Unternehmens. Aus ihrer Sicht handelte es sich deshalb nicht um ein ordnungsgemäßes Arbeitszeugnis.

Der Arbeitgeber argumentierte dagegen, später ein neues Zeugnis auf offiziellem Geschäftspapier erstellt und zur Abholung bereitgelegt zu haben. Die ehemalige Mitarbeiterin bestritt jedoch, jemals über die Bereitstellung informiert worden zu sein oder ein entsprechendes Dokument erhalten zu haben.

Arbeitgeber muss die ordnungsgemäße Ausstellung nachweisen

Das Landesarbeitsgericht Hamm stellte klar, dass ein Arbeitszeugnis den im Geschäftsverkehr üblichen formellen Anforderungen entsprechen muss. Dazu gehört regelmäßig die Verwendung des offiziellen Geschäftspapiers mit Briefkopf. Fehlt dieser, kann das Dokument bereits aus formellen Gründen ungeeignet sein.

Besonders wichtig war für das Gericht die Frage, ob der Arbeitgeber nachweisen konnte, dass ein den Anforderungen entsprechendes Zeugnis tatsächlich erstellt und der Arbeitnehmerin zur Verfügung gestellt wurde. Genau daran scheiterte das Unternehmen.

Es genügt nach Auffassung des Gerichts nicht, lediglich zu behaupten, ein neues Dokument existiere. Arbeitgeber müssen belegen können, dass das Zeugnis die erforderlichen formellen Standards erfüllt und dass der Arbeitnehmer über die Bereitstellung informiert wurde. Da entsprechende Nachweise fehlten, galt der Anspruch als weiterhin unerfüllt.

Zur Durchsetzung des Zeugnisanspruchs bestätigte das Gericht daher die Festsetzung eines Zwangsgeldes von 1.000 Euro, ersatzweise Zwangshaft.

Fazit: Warum die Entscheidung auch für Arbeitnehmer wichtig ist

Die Entscheidung verdeutlicht, dass bei einem Arbeitszeugnis nicht nur auf wohlwollende Formulierungen geachtet werden sollte. Auch die äußere Gestaltung spielt eine wichtige Rolle. Ein Zeugnis ohne Briefkopf oder in einer unüblichen Form kann bei späteren Bewerbungen Zweifel an seiner Echtheit oder Professionalität hervorrufen.

Für Arbeitnehmer bedeutet das Urteil, dass sie einen Anspruch auf ein Zeugnis haben, das sowohl inhaltlich als auch formal den üblichen Standards entspricht. Arbeitgeber wiederum sollten sorgfältig dokumentieren können, wann und in welcher Form ein Zeugnis erstellt und übergeben wurde. Andernfalls drohen gerichtliche Maßnahmen und zusätzliche Kosten.

LAG Hamm, Beschluss vom 19.02.2026, Az. 9 Ta 319/25