Worauf es bei der Rechnungserstellung ankommt

Unternehmen führen 10. November 2016
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Wird eine Rechnung erstellt, gibt es einige Anforderungen, die beachtet werden müssen. Die Nichtbeachtung kann teilweise empfindliche finanzielle Folgen für den Rechnungsersteller - und auch für den Empfänger - haben.

Wer muss eine Rechnung ausstellen?

Grundsätzlich ist nach deutschem Recht nur ein Unternehmer (Vertragsschluss zwecks gewerblicher oder selbstständiger beruflicher Tätigkeit) verpflichtet, für einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person, für die er eine Leistung (Warenlieferung, Dienstleistung, etc.) erbracht hat, eine Rechnung zu erstellen. Bei der Leistung an einen Verbraucher (Vertragsschluss zu privaten Zwecken) gibt es aus umsatzsteuerlicher Sicht keine solche Verpflichtung. Ausnahmsweise ist auch Verbrauchern gegenüber eine Rechnung auszustellen, wenn es sich um die Leistung in Bezug auf ein Grundstück (Bauleistungen, etc.) handelt. Die Pflicht zur Erstellung der Rechnung besteht dabei unabhängig davon, ob tatsächlich eine Steuerpflicht besteht. Auch über steuerbefreite Umsätze sind daher Rechnungen auszustellen.

Soweit einen Unternehmer die Verpflichtung zur Rechnungserstellung trifft, muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten erstellt werden. Bei verspäteter Rechnungserstellung droht ansonsten eine empfindliche Geldbuße von bis zu 5.000,00 EUR.

Unabhängig von etwaigen Möglichkeiten, von einer Rechnungserstellung abzusehen, hat der Unternehmer jedoch die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung, weshalb sich eine Rechnungserstellung regelmäßig empfiehlt. Zudem können berufsrechtliche Anforderungen eine Rechnungserstellung in jedem Fall erfordern.

Was muss eine Rechnung enthalten?

Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) gibt es bestimmte Pflichtangaben, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen. Bei Nichteinhaltung der Mindestanforderungen droht schlimmstenfalls der Verlust des Vorsteuerabzugs. Als Mindestangaben muss eine Rechnung enthalten:

  • Name und Adresse von Rechnungssteller und –empfänger;
  • die vom Finanzamt zugeordnete Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers;
  • Rechnungsdatum;
  • eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen;
  • Bezeichnung der Menge und Art der Leistung;
  • Leistungszeitpunkt oder -zeitraum;
  • Netto-Entgelt, ggf. Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderung des Entgeltes;
  • der anzuwendende Steuersatz und daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag;
  • bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die Steuerbefreiung;
  • bei Bauleistungen: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers der Leistung (zwei Jahre).

Kann eine Rechnung auch elektronisch übermittelt werden?

Eine Rechnung kann auch elektronisch (z.B. über E-Mail, Telefax) übermittelt werden, soweit berufsrechtliche Erfordernisse des Rechnungsstellers dies nicht verbieten. Bei elektronischer Übermittlung bedarf es jedoch zuvor der formlosen Zustimmung durch den Empfänger.

Ab dem 01.07.2016 erbrachte Leistungen können dabei sogar unproblematisch und formlos ohne digitale Signatur oder elektronischen Datenaustausch nach EDI-Standards auf elektronischem Wege abgerechnet werden. Es muss lediglich sichergestellt sein, dass die Identität des Rechnungsstellers, die Unverändertheit der Rechnungsangaben und die Erkennbarkeit für das menschliche Auge gewährleistet sind.

Welcher Steuersatz findet Anwendung?

In Deutschland gilt grundsätzlich der (Umsatzsteuer-)Regelsteuersatz von 19 %. Damit fällt auf jeden steuerpflichtigen Umsatz zusätzlich 19 % des Erlöses (Nettobetrages) als Umsatzsteuer an. Diese Umsatzsteuer wird in der Regel dem Kunden mit in Rechnung gestellt und ist für das rechnungslegende Unternehmen somit lediglich ein durchgehender Posten und kein Kostenfaktor, da anschließend der Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt abzuführen ist.

Das Gesetz kennt jedoch eine Sonderregelung, nach der ein ermäßigter Steuersatz von 7 % für bestimmte Produkte und Dienstleistungen anfällt. Dieser ermäßigte Steuersatz findet insbesondere beim Handel mit lebenden Tieren, Lebensmitteln und Kulturgütern (Zeitungen, Bücher, Bilder, etc.) Anwendung. Eine komplette Liste der ermäßigten Produkte und Dienstleistungen findet sich in der Anlage 2 zum UStG.

Umsatzsteuer bei Dienstleistungen

Etwas schwieriger gestaltet sich die Einordnung in den geltenden Umsatzsteuersatz bei Dienstleistungen. Auch hier gilt grundsätzlich der Regelsteuersatz, allerdings ist bei Dienstleistungen, die die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von urheberechtlich geschützten Rechten betreffen (Fotografie, Werbetexte, etc.) der ermäßigte Steuersatz anzuwenden. Bei der Beurteilung hängt es entscheidend davon ab, ob die jeweiligen Dienstleistungen ihren Schwerpunkt eben auf die urheberrechtlich geschützten Leistungen legen oder dies nur ein Nebenaspekt ist. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, vor der Rechnungserstellung einen Steuerberater um Rat fragen, da das Finanzamt ansonsten bei falsch ausgewähltem Steuersatz den zu wenig gezahlten Umsatzsteueranteil vom Unternehmer nachfordert.

Was ist mit Kleinunternehmern?

Auch der Kleinunternehmer muss bei der Rechnungserstellung die grundsätzlichen Angaben des § 14 UStG beachten. Als Kleinunternehmer wird jedes Unternehmen bzw. jeder Unternehmer mit Sitz im Inland angesehen, das im vorangegangen Jahr einen Umsatz zuzüglich Steuer von nicht mehr als 17.500,00 EUR hatte und im laufenden Kalenderjahr die Umsatzmarke von 50.000,00 EUR nicht "knacken" wird.

Nach § 19 UStG muss der Kleinunternehmer jedoch auf Rechnungen keine Umsatzsteuer und entsprechend auch keinen Umsatzsteuerbetrag ausweisen. Eine entsprechende Hinweispflicht entfällt für ihn daher. Alle weiteren Angaben sind jedoch auch vom Kleinunternehmer auf einer Rechnung aufzuführen.

Entgegen der weitverbreiteten Ansicht gibt es jedoch keine zusätzliche Verpflichtung des Kleinunternehmers, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinzuweisen. Für die reibungslose Abwicklung des Zahlungsvorgangs und zur Verhinderung eventueller Nachfragen des Rechnungsempfängers ist ein solcher Hinweis aber dennoch ratsam.

Was gilt es sonst zu beachten?

Der Unternehmer ist nach Rechnungserstellung verpflichtet, eine Abschrift der ausgestellten Rechnung zehn Jahre aufzubewahren. Gleiches trifft auch auf den Unternehmer zu, für den eine Rechnung ausgestellt wurde.

Da es sich bei Rechnungen um Geschäftsbriefe handelt, gibt es gegebenenfalls zusätzliche Anforderungen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB). Beachtenswert ist insoweit besonders die Verpflichtung von Herstellern diverser Elektro-und Elektronikgeräte, die nach dem ElektroG erforderliche Registrierungsnummer bei dem Elektro-Altgeräte Register (EAR) auf allen Geschäftsbriefen anzugeben.

Video: Was muss ich bei der Rechnungserstellung beachten? 

 

Rechtsanwalt Thomas Terstegge, Münster