Das kaufmännische Bestätigungsschreiben

Unternehmen führen 3. August 2016
Das kaufmännische Bestätigungsschreiben
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Vertragsverhandlungen können schnell unübersichtlich werden – besonders, wenn mündlich verhandelt wird. Mit einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben können Vertragskonditionen fixiert und Unklarheiten nach Verhandlungen beseitigt werden.

Ein lang verbreiteter Brauch im kaufmännischen Verkehr ist es, dass eine Vertragspartei der Gegenseite das Ergebnis vorangegangener mündlicher Vertragsverhandlungen schriftlich bestätigt. So soll vermieden werden, dass sich im späteren Verlauf Streitigkeiten ergeben, ob überhaupt ein Vertrag geschlossen wurde oder welche Vertragsbedingungen im Detail vereinbart wurden.

In erster Linie dient das kaufmännische Bestätigungsschreiben somit Beweiszwecken und einer verbindlichen Festlegung des Vertragsinhaltes.

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist im Gesetz nicht normiert, aber gewohnheitsrechtlich anerkannt. Seine Rechtfertigung erfährt der Handelsbrauch daraus, dass gerade im Handelsverkehr ein besonders Bedürfnis nach Klarheit besteht und man vom Kaufmann als Empfänger des Bestätigungsschreibens eine besondere Sorgfalt bei der Behandlung seiner Post verlangen darf.

Was ist ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben?

Standen die Vertragsparteien in ihrer Eigenschaft als Kaufleute in Verhandlungen über einen Vertragsabschluss und fasst eine Seite den wesentlichen Inhalt in einem »Bestätigungsschreiben« zusammen, ohne dass die andere Seite dem Schreiben unverzüglich nach Eingang widerspricht, so gilt der Inhalt des Bestätigungsschreibens kraft Handelsbrauchs selbst dann als vereinbart, wenn er von dem Ergebnis der Verhandlungen abweicht. Der Vertrag kommt mit dem Inhalt zustande, den das Bestätigungsschreiben enthält.

Insoweit unterscheidet man zwischen einem deklaratorischen Bestätigungs-schreiben, also wenn dieses das tatsächlich Vereinbarte richtig wiedergibt, und einem konstitutiven Bestätigungsschreiben, wenn dieses vom vorher Vereinbarten abweicht.

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben setzt Vertragsverhandlungen zwischen den Parteien voraus, die zu einem wirklichen oder vermeintlichen Vertragsschluss geführt haben – die Beweislast dafür trifft den Absender des Schreibens.

Ob die Verhandlungen mündlich (auch am Telefon) oder fernschriftlich (etwa per Fax oder E-Mail) geführt wurden, spielt dabei keine Rolle. Das Bestätigungsschreiben muss zeitlich unmittelbar nach den Vertragsverhandlungen abgesandt werden, damit der Empfänger auf das Eintreffen vorbereitet ist. Darüber hinaus muss der Absender schutzwürdig sein. Dies bedeutet auf der einen Seite, dass er davon ausgehen darf, dass der Inhalt des Schreibens der Vereinbarung entspricht. Auf der anderen Seite darf das Schreiben nur solche Ergänzungen, Konkretisierungen und Abweichungen von den Vereinbarungen enthalten, bei denen der Absender berechtigt noch mit der Zustimmung des Empfängers rechnen darf.

Für wen eignet sich das kaufmännische Bestätigungsschreiben ?

Die Regeln über das kaufmännische Bestätigungsschreiben sind zwar ursprünglich für den Geschäftsverkehr unter Kaufleuten entwickelt worden. Heute gelten sie jedoch auch für Personen, die ähnlich wie Kaufleute am Geschäftsverkehr teilnehmen.

Ausschlaggebend ist dabei, dass beide Parteien in einem kaufmännischen Geschäftsverkehr zueinander stehen. Privatpersonen können von diesem Schreiben also nicht erfasst werden.

Mögliche Absender/Empfänger eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens sind unter anderem:

  • Kaufleute
  • Kleingewerbetreibende
  • geschäftliche versierte Personen (z. B. Freiberufler)
  • GmbH
  • UG (Haftungsbeschränkt)
  • Aktiengesellschaften (AG)
  • Kommanditgesellschaften (KG)

Auch Bestätigungsschreiben von oder an Kleingewerbetreibende oder Freiberufler können bindend sein. Kleingewerbetreibender ist laut BGH auch ein Schrotthändler. Eher nicht darunter fallen Personen, die im Privatleben Gegenstände herstellen und diese z. B. gelegentlich auf Märkten anbieten.

Welche formalen Voraussetzungen gibt es?

Das Bestätigungsschreiben muss nicht zwingend als solches bezeichnet werden. Dennoch ist eine solche oder ähnliche Bezeichnung durchaus üblich, um den Empfänger auf die Rechtserheblichkeit des Schreibens aufmerksam zu machen. Wird eine solche Bezeichnung nicht verwendet, kann das Schweigen des Empfängers nur dann als Zustimmung gewertet werden, wenn sich der Charakter als Bestätigungsschreiben aus seinem Inhalt unmissverständlich ergibt.

Darüber hinaus muss das Bestätigungsschreiben auch nicht ausdrücklich frühere (mündliche) Abreden in Bezug nehmen, jedoch muss es klar den Zweck zum Ausdruck bringen, das Ergebnis früherer Verhandlungen zusammenzufassen. Wichtig ist, dass der behauptete Vertragsschluss eindeutig und seinem wesentlichen Inhalt nach vollständig wiedergegeben wird. Im Schreiben müssen also die Punkte aufgenommen werden, über die im Laufe der Gespräche tatsächlich verhandelt wurde. Sollte es erforderlich sein, darf im kaufmännischen Bestätigungsschreiben auch auf andere Schriftstücke Bezug genommen werden. Damit dies zulässig ist, müssen die Schriftstücke dem Empfänger jedoch bekannt sein.  

Schweigen als Annahme des Angebotes

Im Rechtsverkehr gilt der Grundsatz, dass einem Schweigen kein Erklärungswert innewohnt – es bedeutet also weder ja noch nein. Eine Ausnahme davon gilt für den Brauch des kaufmännischen Bestätigungsschreibens. Denn der Empfänger eines Schreibens muss unverzüglich widersprechen, wenn er den Inhalt des Bestätigungsschreibens nicht gegen sich gelten lassen will. Ansonsten gilt das Schweigen als Einverständnis.

Ein etwaiger Widerspruch muss unverzüglich erfolgen. Wie viel Zeit ab Zugang verstreichen darf, richtet sich nach den Umständen, unter denen die Antwort regelmäßig erwartet werden darf. Es ist also keine pauschale Frist vorhanden, vielmehr sind die Umstände des Einzelfalls entscheidend und zu berücksichtigen.

Dabei ist zu beachten, dass gerade der Handelsverkehr auf Schnelligkeit angewiesen ist. In der Regel sind drei Tage noch ausreichend. Wer erst nach mehr als einer Woche widerspricht, hat regelmäßig zu spät widersprochen.

Oft aber verlangt die Geschäftsart schnellere und gegebenenfalls eine fernschriftliche oder telefonische Rückmeldung. Dies kommt etwa bei Kapitalmarktgeschäften oder sonstigen Geschäften auf Märkten mit besonders raschen Umsätzen in Betracht.

Bei einem komplizierten Geschäft kann dagegen auch eine längere Frist angemessen sein. Darüber hinaus können die Parteien oder der Absender des Schreibens eine Frist festsetzen, die unter Umständen länger ist als sonst nach Branche, Geschäftsart oder Umständen üblich. Kann der Absender erkennen, dass der Empfänger noch eine Information einholen muss, ist die Frist entsprechend länger.

Erfolgt der Widerspruch tatsächlich verspätet, ist dieser unbeachtlich und im Ergebnis wie ein Schweigen zu behandeln.

Der Widerspruch

Der Widerspruch ist formfrei möglich. Möglichkeiten sind die Rücksendung des Bestätigungsschreibens mit Änderungsbemerkungen oder das Verfassen eines eigenen abweichenden Bestätigungsschreiben.