Die Personalakte: Das Einsichtsrecht ist gesetzlich garantiert

Personalentwicklung & Arbeitsbedingungen 9. August 2016
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Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht verpflichtet, Personalakten über ihre Mitarbeiter zu führen. Werden sie jedoch geführt, haben die Arbeitnehmer jederzeit das Recht, Einsicht in ihre Akte zu nehmen.

Was versteht man unter der Personalakte?

In der Personalakte werden die Urkunden und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, erfasst. Nicht von Bedeutung ist, von welcher Stelle die Personalakte geführt wird (z. B. in der Hauptverwaltung oder in den einzelnen Betriebsstätten). Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer informieren, wenn er neben der Personalakte noch weitere Akten über ihn führt. Nicht zulässig sind Geheim- oder Sonderakten.

Welche Vorgänge kommen in die Personalakte?

In der Personalakte werden alle Unterlagen und Informationen gesammelt, die mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen. Allerdings dürfen nur solche Vorgänge aufgenommen werden, die der Arbeitgeber rechtmäßig erlangt und an denen er ein sachliches Interesse hat.

Grundsätzlich steht es dem Arbeitgeber frei, welche Unterlagen er in die Personalakte aufnimmt. Sie müssen nur mit dem Arbeitsverhältnis im Zusammenhang stehen. In der Regel enthält die Personalakte u. a. den Arbeitsvertrag, das Bewerbungsschreiben, den Lebenslauf, Schul- und Studienabschlusszeugnisse, Angaben zum beruflichen Werdegang, Beurteilungen des Arbeitgebers, Arbeitszeugnisse, Personalfragebögen, Lohn- und Gehaltsänderungen und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen.

Achtung: Nicht zu den Personalakten zählen Aufzeichnungen des Betriebsarztes (sogenannter Befundbogen), die dem Arbeitgeber wegen der ärztlichen Schweigepflicht nicht zugänglich sind. Diese sind getrennt von der Personalakte aufzubewahren.

Kommt eine Abmahnung in die Personalakte?

Auch eine Abmahnung des Arbeitgebers darf der Arbeitgeber in die Personalakte aufnehmen. Klar ist aber, dass der Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte verlangen kann. Die weitläufige Meinung, dass auch eine berechtigte Abmahnung vom Arbeitgeber nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte zu entfernen ist, ist allerdings falsch.

Richtig ist, dass eine berechtigte Abmahnung dann nichts mehr in der Personalakte zu suchen hat, wenn für den Arbeitgeber daran kein schutzwürdiges Interesse mehr besteht (Bundesarbeitsgericht, Az. 2 AZR 782/11). Aber das ist erst der Fall, wenn die berechtigte Abmahnung für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses unter keinem rechtlichen Aspekt mehr eine Rolle spielen kann. Das durch die Abmahnung gerügte Verhalten muss also für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden sein. Feste Fristen bestehen hierfür nicht. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls, insbesondere die Schwere des gerügten Verhaltens. Je schwerer die Pflichtverletzung wiegt, desto länger kann das durch die Abmahnung gerügte Verhalten von Bedeutung sein.

Wann darf der Arbeitnehmer Einsicht in seine Personalakte nehmen?

Das Einsichtsrecht steht dem Arbeitnehmer kraft Gesetzes jederzeit und ohne besonderen Anlass zu (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Der Arbeitnehmer ist berechtigt, sein Einsichtsrecht während der Arbeitszeit auszuüben. Er darf sich Notizen machen und – soweit im Betrieb die Möglichkeit besteht – auf seine Kosten Fotokopien aus der Akte fertigen. Darüber hinaus ist das Einsichtsrecht kostenlos.

Achtung: Das Recht eines Arbeitnehmers auf Einsichtnahme in seine Personalakte endet nicht mit der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses (Bundesarbeitsgericht, 16.11.2010, Az. 9 AZR 573/09). Der Anspruch folgt aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers und ist nicht an bestimmte Voraussetzungen geknüpft.

Wen darf der Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme in die Personalakte hinzuziehen?

Der Arbeitnehmer ist berechtigt, zur Einsichtnahme in die Personalakte ein Betriebsratsmitglied seiner Wahl hinzuziehen. Schwerbehinderte Menschen können bei der Einsichtnahme die Schwerbehindertenvertretung hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats bzw. der Schwerbehindertenvertretung hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall von dieser Verpflichtung nicht entbunden wird.

Kein Anspruch besteht für den Arbeitnehmer, bei der Einsichtnahme in seine Personalakte einen Rechtsanwalt hinzuziehen (Bundesarbeitsgericht, 12.07.2016, Az. 9 AZR 791/14). Das gilt jedenfalls dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gestattet, Kopien von den Schriftstücken in seiner Personalakte anzufertigen.

Welche Rechte stehen dem Arbeitnehmer neben der Einsichtnahme in seine Personalakte noch zu?

Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber verlangen, dass dieser seine Erklärungen zum Inhalt der Personalakte in die Akte aufnimmt. Dieser Anspruch besteht auch dann, wenn der Arbeitgeber die Erklärungen für fehlerhaft und nicht in die Personalakte gehörend erachtet.

Der Arbeitnehmer kann die Berichtigung oder Entfernung von Angaben verlangen, wenn die Akte unzutreffende Tatsachenbehauptungen enthält, die ihn in seiner Rechtsstellung und in seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen können. So kann der Arbeitnehmer die Entfernung einer Abmahnung wegen eines Fehlverhaltens verlangen, wenn die Abmahnung unbegründet war oder in die Personalakte aufgenommen wurde, ohne den Arbeitnehmer zuvor anzuhören. Der Entfernungsanspruch endet allerdings regelmäßig mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.